Суть метода «Альпы» и этапы его реализации

Метод Альпы в планировании времени: 5 стадий на пути к эффективности

Время чтения 5 минут

Как много хочется успевать за день, и как часто нам не хватает на это все времени. Чтобы все успевать, нужно научиться планировать свое время, расставлять приоритеты и понимать, как и какие нужно ставить цели. С этим вам поможет метод Альпы, который является одним из лучших методов тайм – менеджмента. В этой статье вы узнаете 5 стадий на пути к вашей эффективности.

Методику разработал немецкий специалист по тайм – менеджменту Лорат Зайверт, который широко известен как автор книги «Ваше время в ваших руках». Метод «Альпы» имеет такое название, как символ пошагового восхождения к горным вершинам – поставленным целям.

Метод Альпы в планировании времени, возможно применять для дел любой срочности. Для этого необходимо составить список дел, правильно расставить их приоритетность. Вы должны четко понимать степень важности каждого конкретного дела.

Этот метод на самом деле очень прост в применении, и чтобы им воспользоваться, вам понадобится максимум 10 минут. Этот метод позволяет сэкономить до 20% вашего времени каждый день. А это значит, что у вас появится больше времени на себя, на отдых и на семью. Отличная перспектива, не правда ли?

Этапы метода Альпы

Метод Альпы состоит из пяти этапов

1 этап. Составления списка дел

На этом этапе вам необходимо не просто составить список того, что вы хотите сделать, но и распределить все дела по степени важности.

Лучше всего записать их в три колонки. Колонка А – самые важные дела, которые не терпят отсрочки. Колонка В – важные дела, которые нужно успеть сделать сегодня и колонка С – мелкие несрочные дела.

Помимо этого, у вас в списке должны присутствовать такие дела, как невыполненные и непредвиденные, которые могут возникнуть в течение дня. В список не стоит писать мелкие неважные дела, которые можно решить за несколько минут. Нецелесообразно тратить свое время, чтобы записывать их. Также необходимо приблизительно понимать, какие дела продолжительные и непродолжительные по выполнению и отметить их в списке, к примеру, разными цветами.

2 этап. Оценка времени, которое необходимо для выполнения задания

Чтобы вы понимали, есть такая закономерность, которая 100% работает на практике: на выполнение любого задания у вас уйдет ровно столько времени, сколько вы имеете в запасе.

Ведь любое дело можно растянуть на часы или уложиться в 30 минут, если очень постараться. Поэтому вы должны устанавливать себе временные ограничения. Это поможет вам сконцентрироваться на выполнении конкретной задачи и не отвлекаться на разные помехи.

3 этап. Резервирование временного запаса

Метод Альпы в планировании времени имеет свою изюминку. Все запланированные задачи вы должны выполнить за 60% своего рабочего времени, а 40% оставить на непредвиденные и спонтанные дела.

К примеру, если ваш рабочий день длится 8 часов, то все дела вы должны сделать за 5 часов. Подумайте, как лучше это сделать, ускоряйте темп работы, перепоручайте дела другим сотрудникам, находите помощников или уплотняйте свой график. Можно отводить меньше времени на выполнение задачи, выделяйте приоритетность, но если совсем не успеваете, то переносите дела на другой день.

Этап 4. Все запланированные дела упаковываем во временные рамки

После того, как вы определили время, необходимое на выполнение всех дел, попытайтесь втиснуть его в 60% рабочего времени.

Как это сделать? Можно перенести некоторые дела на завтра, что-то можно не завершить, встречу сократить по времени, попросить помощи или перепоручить дела другим людям. Что касается доведения дел до безупречности, то нужно доводить их до совершенства в рамках выделенного времени. Не забывайте в список дел записать те, которые привязаны к конкретному времени. Чтобы правильно скомпоновать свой день, учитывайте также свои биоритмы. Вы лучше знаете, в какое время суток ваша работоспособность наиболее высокая. На это время и планируйте самые важные дела.

Также важно подготовить небольшой список коротких дел на случай, если у вас появится свободное время. Например, клиент опаздывает на встречу с вами или вы находитесь в пути. Можно проверить почту, сделать звонки или занять себя составление плана на завтра. Обратите внимание на колонку С в вашем списке дел. Возможно, что-то из них вы успеете сделать в этих перерывах.

5 этап. Завершающий этап в методе Альпы по планированию времени

Это собственно этап выполнения дел и их контроль.

Понятно, что не все дела могут быть выполнены вовремя, некоторые нужно перенести на завтра. Если есть дело, которое вы постоянно переносите, то подумайте, насколько оно актуально и либо отмените его совсем, либо прекратите переносить и выполните его.

Рекомендации по планированию времени

1. Займитесь планирование вечером на следующий день. Это способствует большей уверенности и концентрации сил на завтрашний день.
2. Сначала делайте дела, которые имеют наибольшую важность.
3. Не забывайте менять периодически вид деятельности и отдыхать, чтобы работа не утомляла вас.
4. Если у вас появляется свободное время, заполняйте его делами из колонки С либо другими короткими заданиями.
5. Не забывайте о том, что все дела вам нужно втиснуть в 60% рабочего времени.
6. По методу Альпы, если у вас появились непредвиденные дела, перепишите план дел заново.
7. Не бойтесь гибкого графика работы. Если вы будете придерживаться всех стадий метода Альпы, то вы со всем будете успевать справляться.

Преимущества метода Альпы

• Вы научитесь работать целенаправленно.
• Рационально использовать время и объединять в группы похожие дела.
• Сможете разумно использовать интервалы в работе.
• Разовьется самодисциплина.
• Избавитесь от стресса и напряжения.
• Вы перестанете все забывать.
• Начнете достигать свои цели.
• Это настроит вас на рабочее настроение.
• Повысится ваша мотивация и удовлетворенность от работы.
• Улучшится настроение за счет трудовых достижений.

Как организовать себе отдых между дел прямо на рабочем месте?

Отдых — это перемена деятельности. Александр Горбачев, специалист в сфере тайм – менеджмента, советует так устраивать переключения:

• Работа в офисе / дела вне офиса.
• Работа с бумагами / люди.
• Работаю один / общаюсь.
• Аналитика / творчество.
• Читаю, слушаю / говорю, пишу.
• Спокойная рутина / вызов.

Позаботьтесь о том, чтобы у вас происходило чередование нагрузок. Если вы правильно организуете свою работу, то вы только и будете делать, что отдыхать. Хороший подход, не правда ли?

Когда мы говорим о смене деятельности и обязательном отдыхе, то нужно обратить внимание на принцип тайм – менеджмента по помидору. Он основан на том, что любое дело нужно выполнять 25 минут, полностью сконцентрировавшись на нем. Потом делать 5-10 минутный перерыв и заново приступать к продолжению этого дела или переходить к другому. 25 минут – это временной отрезок, который автор метода называет помидором и все время измеряет в его количестве. Например, эта задача сложная и потребует 5 помидоров, что означает пять 25-минуток.

Конечно, чтобы приступить к планированию времени по методу Альпы, нужна самодисциплина. Попробуйте планировать и организовывать свое время по этому методу в течение месяца. Начните с завтрашнего дня. Зачем откладывать на потом столь полезное дело? Вы быстро заметите потрясающие результаты этого метода, вы станете успевать намного больше и что самое важное – у вас освободится время на себя.

Итак, прямо сейчас составьте план на завтрашний день. У вас есть возможность уже через 10 минут почувствовать уверенность в завтрашнем дне, концентрацию сил и положительный настрой на грядущий день.

Психологический аспект планирования времени по методу Альпы

Когда вы только собираетесь на работу, по пути на работу и даже по пути домой с работы, ваше подсознанием перерабатывает задачи дня, которые вам предстоит сделать или которые уже сделаны. Ваши мысли постоянно заняты какими-то задачами. Когда у вас есть план на день. Тогда все становится более понятным, вы перестаете тревожиться, что что-то забудете сделать или не успеете. Ваш план не только придает уверенности, но и очищает голову от постоянного круговорота мыслей и беспокойства.

С планом, вы не так часто отвлекаетесь на посторонние дела и не переносите приоритетные задачи на отдаленные сроки, так как в голове все разложено по «полочкам», и вы четко понимаете, что для вас сейчас важно и первостепенно. Метод Альпы по управлению временем помогает человеку самосовершенствоваться.

Понравилась статья, расскажи друзьям

САЛИД © При полном или частичном копировании материала, ссылка на первоисточник обязательна.

Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl+enter

TIME – MANAGEMENT .BY

Центр тайм-менеджмента Олега Лялика

Метод Альпы

Приемов тайм-менеджмента много и необходимо их как-то свести в единую систему, для того чтобы можно было с помощью нее грамотно планировать свое время. Такой системой может стать метод «Альпы»

В преимущества метода «Альпы»?

— 10 минут затраченные на использование метода помогают сэкономить до нескольких часов ежедневно;

— метод прост и легок в использовании;

— вам проще контролировать рабочий процесс, и вы легче справляетесь с неожиданными делами;

— концентрация вашего внимания в первую очередь идет на важных вещах и это помогает вам делать больше;

Для управления временем по методу «Альпы» нужно пройти 5 этапов:

1) составление списка задач

2) оценка времени выполнения

3) планирование времени в отношении 60 на 40

4) расстановка приоритетов и перепоручение

5) контроль процесса выполнения

Этап 1. Как правильно составлять список задач по методу «Альпы».

Вечером (можно утром) выпишите на листик все задачи, которые вам хотелось бы выполнить за день. Желательно, чтобы в этот список попали все задачи, которые у вас есть, начиная от «Приготовить завтра» и заканчивая «Собрать атомную бомбу на кухне». Все мелкие бытовые дела, задумки, незавершенные вчера задачи пишите в этот список.

Этап 2. Оценка времени выполнения задач по методу «Альпы»

После составления списка задач, настает время оценки времени выполнения каждой задачи. В нашем обществе как-то не принято оценивать времени. Наш образ мышления в этом плане можно назвать восточным. (Если вы хотите подробнее узнать про различные способы планирования временем, советую ознакомиться со статьей Восточния и Европейская модели планирования.)

В то же время оценка времени помогает более реалистично взглянуть на объем работ, который необходимо выполнить и следовательно сразу же сказать, какие задачи за сегодня мы успеем выполнить, а какие нет.

Пример оценки времени для задач:

Полезный совет. При оценки временных затрат закладывайте дополнительные временные промежутки безопасности на их выполнение (где-то + 20%). По наблюдения – это позволяет точнее вложиться в план и успеть больше.

Этап 3. Планирование времени в отношении 60 на 40

Может ли человек на 100% точно сказать каждое событие, которое случится с ним за день. Если вы не являетесь героем фильма «День сурка», то маловероятно.

Именно поэтому при планировании своего дня вы должны учитывать эту особенность и планировать время с учетом возможных непредвиденных ситуаций, которые будет необходимо решить.

Считается, что лучше всего распределять свое время в отношении 60 на 40. То есть мы планируем задачи только для 60% своего времени, остальное время оставляем на различные форс-мажоры.

Как на тренинге меня спросили: «А что делать, если форм-мажоров не случится?».

Радоваться и использовать освободившееся время для того, чтобы решить дополнительные задачи.

Поэтому цель 3-его этапа в методе «Альпы» — это сделать так, чтобы вы выбрали только 60% тех задач, которые вы можете сегодня выполнить. Остальные либо перенесли на другой день, либо перепоручили кому-то другому.

Этап 4. Расстановка приоритетов и перепоручение.

На этом этапе для начала нам необходимо расставить приоритеты в делах. О том, как это сделать вы можете прочитать в моей статье «Матрица Эйзенхауэра. Как расставить приоритеты в делах».

Перепоручить, если это возможно, часть задач другим людям.

После того, как вы выполните этот пункт у вас должна получится таблица вида:

Шаг 5. Контроль процесса выполнения по методу Альпы

Вся суть метода теряется, если мы не будет каждый день оценивать свои результаты. Давно замечено, что человек, который видит результаты своего труда действует эффективнее.

Именно поэтому вам необходимо оценить, какие из задач были реализованы, а какие вам еще будет необходимо нет. Должны быть выявлены причины, по которым дело не было выполнено, и должно быть решено, что вы будете делать, чтобы такого больше не повторилось.

Примените метод «Альпы» на практике и ваши навыки управления временем возрастут.

Планирование времени по методу Альпы

Метод Альпы это улучшенный способ планирования, предварительная подготовка к реализации намеченной цели.

Метод Альпы в планировании времени можно применять на любой период срочности: средний, короткий, долгий. Для этого рекомендуется составить список дел в письменном виде. На первый взгляд все дела кажутся равноценными. Но в любом случаи нужно распределить дела по порядку значимости и выделить приоритеты, степень важности.

Метод Альпы очень прост. На создание плана нужно не более 5-10 минут. На практике доказано, при постоянном использовании методов и техники планирования, ежедневная экономия временем составляет 10-20%.

Этапы составления плана

Метод Альпы состоит из пяти этапов:

Этап №1. Формирование дневного задания, используя список из категории «Планы дня». Создайте перечень задач ближайшего дня:

• Не выполненные дела;
• Добавившие новые задания;
• Обязательные, важные дела;
• Задания из плана недельного или ежемесячного планирования;
• Непредвиденные задания.

При составлении необходимо соблюсти требованиям:

• Важным и приоритетным делам предоставлять первые места;
• Выделить дела непродолжительные и продолжительные;
• Выбрать рациональный способ выполнения заданий (возможное решение по телефону, по скайпу, СМС).

Не следует записывать все дела подряд, только реальные необходимые задания.

Этап №2. Оцените примерное время выполнения каждого задания.
Существует закономерность: любое задание потребует такой период, сколько времени в запасе человека. Поэтому, задайте приблизительный срок на выполнение и пытайтесь в него уложиться. Человек сосредотачивается, избавляется от второстепенных помех.

Этап №3. Резервирование временного запаса.
Изюминка метода Альпы в том, чтобы запланированная работа была выполнена за 60% рабочего времени, остальное время — 40% должно отводится для резерва на непредвиденные внезапные обстоятельства.

Примеры:
Работаете 8 часов. Значит, 3 часа у вас в резерве, за 5 часов выполняете плановое задание (торопитесь, уплотняйте рабочий график).
Если работаете 10 часов. Значит 4 часа в резерве, за 6 часов выполняете задания.

Допустим, заданий больше 60% спланированного времени. Для этого пересмотрите список всех дел. Выделите преимущества, делегируйте права, уменьшайте отведенное время. Даже и после этого не удалось уменьшить до 60% спланированного времени. Значит, переносите не выполненные дела на другой день.

Этап №4. Применяя первостепенные решения приоритетных дел и искусство делегирования прав, сокращаем время до 5- 6,5 часов на отведенные дела. Цель данной стадии: еще раз уточнить задания дня и приоритеты. А так же потребность времени на их выполнения.

Аналитическая оценка каждого задания на предмет рационализации и делегирования. Выполнение окончательного варианта по установленной структуре.

Этап №5 завершающая. Выполнение намеченного плана дел и контроль. Из практики ясно, что не все дела могут быть выполнены вовремя. Приходится некоторые переносить на завтрашний день.
Допустим, вы заметили, что какое- то дело периодически переносится. Существует два варианта: прекратить переносить — выполнить полностью. Или это задание стало не актуальным, стоит от него отказаться.

Область самоменеджмента развивается, его специалисты рекомендуют планированием дня проводить вечером, что способствует приобретению в себе уверенности и концентрирование сил на завтрашний день. Подсознательно человек перерабатывает задания и подготавливает конкретные решения. Значит, новый трудовой день будет управляемым, плодотворным, обозримым.

Таким образом, можно собственную полную жизнь рационально планировать и организовать.

Пример метод Альпы

Допустим, вы бизнесмен, владелец крупной компанией. Невозможно, писать все поручения полностью. Поэтому, облегчаете свою работу и работу секретаря при помощи сокращенных букв, по виду конкретной деятельности.

В – заседание, визиты;
Д – делегирование задач;
К — проверка, наблюдение;
П- в работе, в процессе;
ПК- командировки, поездки;
ПР- диктование, рукописное деловое занятие;
С — личный секретарь;
Т — телефонные переговоры;
Ч — корреспонденция (газет, отчетов, циркуляров).

Планирование по методу Альпы список дел на день:

ПК — новое торговое место;
В — Петров (компьютерная услуга);
В — Серов (юридическая помощь);
П — изучение спроса рынка;
К — Матвеев (реализация продукции);
ПР – Черанев (запрос- письмо);
Ч — спец. журнал для руководителя:
Т — Удоев (не комплектность персонала);
Т — Денис (посещение сауны с другом).

Метод Альпы пример наглядно смотрится, сведенный в таблицу:

Приоритетные дела: А — срочные, важные; Б – важные, но очень срочные; В- срочные, но не очень важные.

Лучше выполнять работу самую главную, зная время вашего плодотворного труда. Не забывайте об отдыхе, смене вида деятельности, чтобы ваша работа доставляла вам радость.

Пример: не планируйте совещания друг за другом. Выделяйте время в первой и во второй половине дня.

Если у вас неожиданно появилось несколько минут свободного времени, не теряйте его, займите его коротким заданием: просмотрите корреспонденцию, позвоните другу.

Вдруг кардинально изменились намеченные планы: непредвиденная командировка, деловая встреча. Можно быстро переписать, согласно методам планирования времени, по методу Альпы, план дел в течение 5-10 минут.

Вообще, не бойтесь гибкий график работы. Хорошо продуманный план, используя пять стадий метода Альпы, не подведет вас никогда.

Преимущества метода Альпы

• Целенаправленные действия в течение рабочего дня;
• Рационализация, объединяя в группу схожие дела;
• Уменьшение бесполезных интервалов;
• Стабильная самодисциплина;
• Сокращение нервных перенапряжений;
• Борьба с забывчивостью;
• Достижение конкретных целей в работе;
• Рабочий настрой;
• Повышенная удовлетворенность и мотивация;
• Восприятие трудового достижения, прилив отличного настроения в конце смены.
• Выделение и реализация приоритетных дел;
• Рост потенциала и личных результатов труда;
• Правильная организация рабочей смены, приобретаете и выигрываете временя.

В тайм — менеджменте насчитываются много методов планирования заданий дня. К ним относятся: матрица Эйзенхауэра, принцип Парето, АВС-анализ, но метод Альпы – рационального планирования временем и состоит из пяти стадий.

Советую принять во внимание. И если вас заинтересует, используйте в жизни.

Планирование с помощью метода “альпы”

Год за годом мы становимся все более подготовленными для свершения своих стремлений. Но к чему мы стремимся? Лоуренс Питер

В чем заключается метод «Альпы»?

Метод “Альпы” относительно прост, и после некоторых упражнений Вам потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.

Метод включает пять стадий:

1) составление заданий;

2) оценку длительности планируемых действий;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;

5) контроль (учет несделанного).

Использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:

Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

Планирование следующего дня.

Четкое представление о задачах дня.

Упорядочение течения дня.

Концентрация на наиболее существенном.

Уменьшение объема “бумажной” работы.

Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.

Сокращение помех и нежелательных перерывов.

Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

Повышение удовлетворенности и мотивации.

Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% Вашего времени!

С чего начать планирование по методу «Альпы»?

Первая стадия – составление заданий. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра “План дня” все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

сроки, которые надо соблюсти;

периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”, например:

В— визиты, совещания;

Д —делегирование дел;

П— в процессе, в деле;

ПК — поездки, командировки;

ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка;

Т — телефонные разговоры;

Ч —процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).

Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:

ПК — новое помещение для офиса;

В— Шишкин (компьютерная программа);

В— Иванов (экспертная оценка);

П— проект изучения рынка;

К— Сидоров (статистика сбыта);

ПР— Васильев (письмо);

Ч —специальный журнал для менеджеров;

Т— Кошкин (нехватка персонала);

Т— Сергей (вечерняя партия в бильярд).

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

в первом приближении распределять их по приоритетности;

подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;

перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).

П— проект изучения рынка;

В— Иванов (экспертная оценка);

ПК— новое помещение для офиса;

Ч— специальный журнал для менеджеров;

К— Сидоров (статистика сбыта);

ПР— Васильев (письмо);

Т— Шишкин (компьютерная программа);

Т— Кошкин (нехватка персонала);

Т— Сергей (вечерняя партия в бильярд).

Однако это только начало составления Вашего плана дня.

Что делать после определения списка заданий на день?

Помните, что реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что Вы фактически в состоянии сделать. После определения списка заданий на день Вам необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий, например:

П – проект изучения рынка;

В – Иванов (экспертная оценка)

ПК – новое помещение для офиса

Ч – специальный журнал для менеджеров

К – Сидоров (статистика сбыта)

ПР – Васильев (письмо)

Т – Шишкин (компьютерная программа)

Т – Кошкин (нехватка персонала)

Т – Сергей (вечерняя партия в бильярд)

Очевидно, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить абсолютно точно. Однако после накопления некоторого опыта Вы научитесь более точно планировать свое время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.

Сколько времени нужно резервировать «про запас»?

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что Вам следует охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при этом запланированное время должно составить примерно 5 часов!

Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный Вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.

Чем завершается планирование по методу «Альпы»?

Четвертая стадия планирования: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению. Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.

Для этого, во-первых, установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени, и сократите время на все дела до совершенно необходимого. Рассмотрите каждое действие с точки зрения возможности его перепоручения и рационализации.

В окончательном варианте план дня может выглядеть следующим образом:

Метод Альпы в планировании времени

Одним из наиболее популярных подходов в тайм-менеджменте можно назвать метод «Альпы», разработанный немецким психологом Лоратом Зайвертом. Метод Альпы — это универсальный способ планирования, позволяющий уменьшить затраты своего личного времени на выполнение различных задач в рамках как рабочего процесса, так и активности за пределами своего рабочего места. Именно поэтому любому человеку будет полезно ознакомиться с принципами этой методики в рамках тайм-менеджмента.

Метода Альпы — что это такое, история возникновения

Необходимость тщательного контроля над временем — как рабочим, так и личным, декларировалась многими деятелями науки и искусства ещё с 19-го века. Впоследствии это оформилось в полноценную теорию об управлении своим временем — тайм-менеджмент. И одним из наиболее выдающихся специалистов в сфере тайм-менеджмента в конце 20-го века стал немецкий психолог Лорат Зайверт, который изобрел наиболее популярный в современности метод управления временем — «Альпы».

Названа эта методика в честь всемирно известной горной гряды — научившись управлять своим временем, человек буквально становится покорителем гор. У него появляется большое количество свободного времени, которое он может посвятить чему угодно, а повседневная рабочая и бытовая деятельность становится все более эффективной. При этом данная методика отличается простотой и может быть освоена при желании любым человеком.

Конечно, в первую очередь метод Альпы будет полезен для руководителей — менеджеров любого звена на предприятии, ведь он предполагает не только навыки распоряжения своим собственным рабочим временем, но также стимулирует развитие управленческих талантов и способность правильно распределять и делегировать задачи во время рабочего процесса.

Следует отметить, что метод Альпы является универсальным и подходит для решения бытовых вопросов, связанных с нехваткой времени, а также повышает трудовую эффективность человека на рабочем месте. Именно поэтому сейчас многие работодатели и менеджеры по персоналу проводят тренинги, чтобы обучить своих сотрудников эффективному распоряжению своим временем.

Зачем использовать метод Альпы в планировании времени

Сейчас существует множество методик тайм-менеджмента и управления временем — более подробно о самом этом явлении можно прочитать в отдельной статье. Далее же будет рассматриваться непосредственно порядок применения метода Альпы и ситуации, в которых он сможет помочь. Сам автор методики считает, что она должна преподаваться в обязательном порядке детям ещё с дошкольного возраста — и учитывая ее доступность, применимость и в целом практическую пользу во всех аспектах жизни, в этих словах есть определенный смысл. В целом эта методика может помочь:

• Увеличить количество свободного времени приблизительно на 20%. Это — достаточно значимое количество времени, которое может высвободить человек в течение суток. При этом автор методики не обещает огромного количества свободного времени и нереалистичных результатов.
• Структурировать выполнение задач и избавиться от авралов. Конечно, непредвиденные обстоятельства и ситуации могут возникнуть в жизни каждого. Однако если человек ощущает, что ему приходится постоянно делать все в авральном режиме, то ему наверняка стоит ознакомиться с методикой Альпы.
• Повысить свою эффективность и улучшить взаимоотношения. Как в работе, так и в личной жизни, система Альпы позволит добиться определенных успехов. Человек станет демонстрировать лучшие результаты на работе, в семейной жизни он сможет больше времени уделять своим близким.
• Улучшение психологического состояния. Постоянные стрессы из-за нехватки свободного времени — серьезная проблема современного общества. И метод Альпы поможет не только освободить время, но и решать большинство задач без чрезмерной нагрузки и усталости.

Всё это — лишь небольшой перечень случаев и ситуаций, в которых метод Альпы может помочь справиться с проблемами. На практике — упорная работа над собой и достижение результатов при использовании такой методики тайм-менеджмента позволит значительно улучшить большую часть аспектов жизнедеятельности. Но, в то же время, не следует считать, что эта методика является панацеей от всех проблем и принесет какие-либо золотые горы.

Преимущества и недостатки методики тайм-менеджмента «Альпы»

Метод Альпы, как и любой другой подход к тайм-менеджменту обладает определенными преимуществами и недостатками, с которыми лучше изначально ознакомиться, прежде чем решать, использовать его или нет для обучения управлению временем. К позитивным сторонам метода Альпы можно отнести следующие его особенности:

Простота. В базовых принципах метод Альпы может быть изучен за несколько минут, при этом его применение не потребует значительных затрат личного времени или наличия каких-либо необходимых навыков.

Конечно, определенные недостатки имеются и у такого всемирно известного и широко распространенного метода тайм-менеджмента. В частности, к отрицательным сторонам метода Альпы можно отнести следующие его особенности:

• Отсутствие прямоймотивации. Вся эффективность метода Альпы проявляется только в том случае, если человек целенаправленно старается ему следовать, при этом сама методика практически не обеспечивает достаточного уровня мотивации человека, особенно на начальных этапах её применения. И это приводит к тому, что слабохарактерный человек может просто отказаться от этого метода, посчитав его слишком сложным или жестким.
• Зависимость от личностных качеств. При применении рассматриваемой методики, большое значение в контексте ее конечной эффективности имеют личностные качества человека, его способность к самоконтролю и планированию в целом.
• Серьезные психологические потрясения. Даже столь простой метод, как Альпы, при его внедрении в жизнь, которая до этого не предполагала никакого планирования времени, может привести к стрессу и значительному изменению привычного уклада. Что, в свою очередь, может усложнить ознакомление с методикой и успешность ее применения.

Метод Альпы в планировании временем — как им пользоваться

В своем базовом виде метод Альпы является действительно очень простым. Так, он состоит всего из пяти пошаговых этапов, которые можно легко и быстро запомнить — и не менее легко и быстро начать пробовать воплощать в жизнь. Не следует думать, что с самого начала все будет получаться так, как задумано, однако эффективность данной методики уже была проверена миллионами людей по всему миру. К тому же — применение этого метода не требует каких-либо неординарных и сложных действий. В целом, пошаговый порядок планирования времени по методу Альпы выглядит следующим образом:

1. Составление списка задач на день. Рекомендуется составлять этот список либо вечером, перед отходом ко сну, либо утром, непосредственно после пробуждения и утренних процедур. При этом в этот список стоит внести все запланированные дела, вплоть до мелочей, а также все дела, не выполненные в предыдущий день.
2. Структурирование дел. Все дела можно расположить в таблице, разделив их на важные и срочные, важные и не срочные, неважные и срочные, и неважные и не срочные. Более подробно о том, как правильно составить таблицу для классификации дел по методу Альпы вы сможете прочитать в следующем разделе статьи.
3. Оценка временных затрат. В списке дел следует обязательно рассчитать приблизительный объем времени, необходимого для решения той или иной задачи. Таким образом появляется возможность относительно объективно оценить свой спектр задач и сразу предусмотреть, от каких из них можно и нужно избавиться, если времени не хватает. Рекомендуется закладывать на задачу немного больше времени (на 10-30%), чем она могла бы занять реально. Это даст дополнительный запас на случай различных непредвиденных обстоятельств и ситуаций, когда точно до минуты определить затраты времени невозможно. При этом в первую очередь должны решаться срочные дела — сначала важные, потом неважные, и лишь при наличии свободного времени можно выделять его на несрочные задачи. Также, по возможности ряд дел могут быть перепоручены третьим лицам, как в быту, так и на работе. Навыки перепоручения задач являются основополагающими для любого эффективного менеджера или руководителя. В первую очередь перепоручению подлежат неважные, но срочные дела, во вторую — важные, но не срочные. Важные и срочные задачи лучше решать самостоятельно.
4. Распределение времени по принципу 60-40. Следует предусмотреть, что вы сможете заниматься запланированными делами только в течение 60% от вашего времени. Остальные 40% должны быть свободными и предполагать необходимость использования этого свободного промежутка для решения непредвиденных срочных задач. В случае, если этот промежуток так и будет неиспользованным — его следует применять для решения не срочных и важных дел или же, не срочных и не важных.
5. Выполнение дел и анализ результатов. Далеко не в каждом случае получится справиться со всеми запланированными делами так, как это ожидалось при составлении списка. Это не проблема — необходимо проанализировать свои ошибки и возможные просчеты и при необходимости скорректировать порядок распределения дел и выделения на них времени. На этом этапе также следует определить все незаконченные или невыполненные дела и перенести их в том же виде на план действий в течение следующего дня.

Классификация задач по методу Альпы

Конечно, определенные сложности возникают у людей, собирающихся начать использовать метод Альпы еще на этапе составления списка задач. Так, чаще всего люди не знают, как именно следует относить дела к той или иной группе:

К важным и срочным относятся дела, которые необходимо выполнить в течение дня, и невыполнение которых повлечет за собой негативные последствия. Например — необходимо сдать проект, подготовиться к экзамену, подписать контракт с партнёром.

• К важным, но не срочным делам относятся такие, невыполнение которых в текущий момент не приведет к негативным последствиям, но которые должны быть выполнены в любом случае в обозримом будущем.
• К неважным и не срочным делам относят рутинную работу, общение вне рабочей обстановки, использование «пожирателей времени», ведение переписки, не относящейся к профессиональной деятельности.

При этом, естественно, что для каждого человека могут быть установлены свои, внутренние критерии важности тех или иных дел. Например, в семейной жизни один из супругов может считать, что вынос мусора является неважным и не срочным делом, которое может быть отложено на следующий день без негативных последствий. Другой же супруг может относить это дело к неважным, но срочным делам — находящийся в доме мусор создает неприятный запах и антисанитарию, поэтому нужно справиться с решением этой задачи как можно быстрее.

Рекомендации при использовании метода Альпы в планировании времени

В целом, существует несколько общих рекомендаций, которые могут помочь упростить использование метода Альпы для планирования времени. Вот самые удобные и простые из них, которые можно легко внедрить в ежедневный план действий и адаптировать под себя:

1. Краткосрочные дела в список вносить не стоит. Если дело занимает менее пяти минут и может быть выполнено здесь и сейчас, лучше сделать его сразу, даже не задумываясь о внесении в планы.
2. Отдых — это тоже дело. Нужно понимать, что отдых является естественной потребностью каждого человека и под него тоже в обязательном порядке должно быть выделено время в ежедневном списке дел.
3. Не следует расстраиваться, когда что-то не получается. Тайм-менеджмент — это непростое занятие, и многим людям бывает сложно приспособиться к фактически новому стилю жизни. Поэтому не стоит бояться ощущения недовольства и тревожности, желания все бросить на первых этапах ознакомления с таким подходом.
4. Разбивайте задачи. Если какая-то задача занимает несколько дней или просто значительную часть дня — лучше разделить ее на несколько малых заданий. В таком случае с одной стороны, если возникнут непредвиденные обстоятельства, будет легче перенести эту задачу на другой день, а с другой стороны — выполнение части крупного задания, как отдельного малого обеспечивает лучшую мотивацию для дальнейшего использования метода Альпы и получения результатов!

Метод «Альпы»

Метод «Альпы» — это техника планирования дня, в которой упор делается на контроль затраченного времени.

Планирование с помощью метода «Альпы» состоит из 5 этапов:

Этап 1. Составьте список дел на день. В него обычно включают регулярные и входящие задачи, дела из недельного и месячного плана, а также те задачи, которые по причинам не были выполнены накануне. Пример:

Этап 2. Оцените затраты времени. Напротив каждой задачи запишите примерное время, необходимое для ее выполнения, а результаты суммируйте. Такие расчеты удобно делать в Excel и других электронных таблицах. Пример:

Возможно, что время на некоторые задачи не получится оценить с достаточной точностью. В этом нет ничего страшного. По мере использования этой техники оценки будут становиться все точнее.

Этап 3. Зарезервируйте время про запас. Нужно оценить, сколько у вас в действительности есть времени на эти задачи.

План должен охватывать не более 60% всего времени, отведенного на работу. Оставшиеся 40% — это резерв для неожиданных дел, непредвиденных обстоятельств и . Если мы, например, составляем план для рабочего дня, то можем рассчитывать только на 5 часов.

Этап 4. Сократите время, отведенное на задачи. Требуется «подогнать» свое расписание под то время, которое получилось на предыдущем этапе. Для этого нужно сделать следующее:

• Расставить приоритеты (например, с помощью матрицы Эйзенхауэра). Так вы будете точно знать, что нужно сделать обязательно, а чем в случае необходимости можно и пожертвовать.
• Перепроверить отведенное на задачи время и попробовать его сократить (до разумного предела).
• Подумать, какие задачи можно перепоручить или делегировать.

В результате должен получиться примерно такой список:

Все что «не влезло» в отведенное время нужно перенести на завтра, вычеркнуть или в крайнем случае выполнить за счет сверхурочных часов.

Этап 5. Подвести итоги. В конце дня еще раз посмотрите, какие задачи вам удалось выполнить, а какие нет. Что из несделанного требуется перенести на следующий день?

Если задача уже не в первый раз переносится, нужно или повысить ее приоритет (выполнить в первую очередь), или просто вычеркнуть.

Почему «Альпы»?

Метод планирования «Альпы» разработал немецкий специалист по Лотар Зайверт. Техника впервые была описана в его книге «Mehr Zeit für das Wesentliche» (Больше времени для главного). У нас она издавалась как «Ваше время в ваших руках».

Почему метод так называется? Дело в том, что в оригинале слово «Альпы» ( Alpen) использовалось как мнемоническая аббревиатура:

В русском языке эта мнемотехника, естественно, потерялась. Поэтому у нас слово «Альпы» — это просто красивое название, символизирующее восхождение к горным вершинам.

У метода «Альпы» есть несколько преимуществ перед работой с обычным списком дел. , он помогает концентрироваться на главном и максимально эффективно распоряжаться отпущенным временем. А , по словам Лотара Зайверта, «Альпы» снижают уровень стресса, повышают мотивацию и самодисциплину, а в конце дня создают «ощущение успеха».