Метод Pomodoro: особенности и суть техники, применение

Всё, что вам нужно знать о технике Pomodoro

Одной из ключевых техник тайм-менеджмента является техника Pomodoro. В том или ином виде о ней слышали многие, но общего понимания, что она из себя представляет, нет ни у кого. Мы решили разобрать эту технику по частям и создали этот гайд.

Несмотря на то, что тайм-менеджмент пережил пик своей популярности, когда о нём говорили чуть ли не все, управление временем по-прежнему остаётся единственным способом правильно выстроить рабочий процесс и отделить его от личных дел.

Хотя о технике Pomodoro знает практически каждый, нам показалось, что общего багажа знаний всё же не хватает — информацию о «помидорной» технике приходится находить по крупицам. Мы собрали в одном месте всё, что нужно знать о Pomodoro: историю создания, цели, правила, ответили на часто задаваемые вопросы и выбрали лучшие приложения и сервисы.

Ниже мы расскажем историю создания техники, её ключевые цели, особенности, а также выберем лучшие инструменты для всех операционных систем: Windows, OS X, iOS, Android и даже Windows Phone.

История

В 1980-х годах у людей были другие проблемы, о тайм-менеджменте задумывались меньше. Франческо Чирилло, в ту пору студент итальянского университета, после окончания первого курса и успешной сдачи экзаменов испытывал депрессию. Приходя из университета домой, он продолжал учиться и вскоре понял, что не понимает, на что тратит своё время.

Новые экзамены наступили быстрее, чем он думал, и оказалось, что Чирилло не готов к ним, хотя и проводил за учёбой много времени. Осознав это, он задался вопросом: «Смогу ли я по-настоящему учиться хотя бы 10 минут?». Подобной цели мало — нужен был объективный судья, и им стал небольшой кухонный таймер в виде помидора. Так техника и получила своё название. Этот тест стал началом Pomodoro, и спустя месяцы практик, исследований и экспериментов превратился в то, о чём мы расскажем ниже.

Зачем это нужно

В эпоху постоянных отвлечений, когда всё делается с целью заманить и обратить на себя ваше внимание, управлять своим временем очень важно. Используя технику Pomodoro или другую альтернативную методику, вы увеличиваете свою продуктивность, делая больше за меньшее время.

По мнению Чирилло, основные цели состоят в следующем:

1. Поддержка решимости достигать собственных целей.
2. Улучшение рабочего и учебного процесса.
3. Увеличение эффективности работы и учёбы.
4. Развитие решимости действовать в сложных ситуациях.

Техника — это всего лишь инструмент, который поможет этого добиться. Остальное за вами.

Суть техники Pomodoro

Для простоты мы будем упоминать лишь рабочий процесс, хотя техника также подходит и для учёбы.

Отрезки времени, на которые делится работа, условно называются помидорами. Один «помидор» длится 30 минут: 25 минут работы и 5 минут отдыха. Чуть ли не каждый год появляются новые исследования, рассказывающие об эффективности других временных отрезков, но мы берём за основу первоначальную технику.

Перед запуском таймера вы должны составить список рабочих задач. Для этого существуют различные приложения и сервисы (мы коснёмся их ниже), но можно использовать и обычный лист бумаги. Давайте начнём с этого.

Возьмите лист бумаги и озаглавьте его «Задачи на сегодня». Учитывая приоритеты (от более к менее важным), составьте список всех задач на сегодня. После этого установите таймер на 25 минут и начинайте работать.

Звонок таймера означает наступление 5-минутного отдыха. В это время нежелательно заниматься рабочими делами и лучше расслабиться и отвлечься от работы. По прошествии 5 минут нужно вернуться к задаче и продолжить её выполнение. Каждый «помидорный» отрезок нужно отмечать крестиком напротив той задачи, которую вы выполняете. После четырёх отрезков сделайте долгий перерыв — от 15 до 30 минут. Закончив работать над задачей, вычеркните её из списка и принимайтесь за следующую.

Ведение списка задач нужно для самоконтроля и наблюдения за своей эффективностью. Например, по прошествии недели вы можете посмотреть, сколько «помидоров» потратили на выполнение той или иной задачи. Разумеется, умножив количество отрезков на 25 минут, вы получите более распространённые единицы измерения, чем «помидоры», — минуты.

Что делать с отвлечениями

Хотя техника Pomodoro создана для того, чтобы бороться с отвлечениями, в процессе работы они всё равно появляются. Если 25-минутный отрезок времени ещё не закончился, а вы не можете не отвлечься, поставьте апостроф «’» на листе в том месте, где вы записываете крестики. После этого занесите новую активность в список ваших задач и попытайтесь закончить ту задачу, над которой работали до этого.

В официальной версии техники этого нет, но многие советуют оценить важность отвлечения по десятибалльной шкале, где 10 баллов — это задача максимальной важности, а 1 балл — задача, которая не стоит вашего внимания на данный момент. Чирилло настаивает на том, что любое отвлечение может подождать до окончания работы таймера, который ни в коем случае нельзя ставить на паузу. Если вы не можете ждать, нужно отключить таймер, сделать то, что вам нужно и снова вернуться к работе, запустив таймер сначала.

Если вы всё-таки отвлеклись, поставьте напротив незавершённой задачи прочерк «-». Оценивая их в будущем, вы сможете понять, решая какие задачи вы были наименее продуктивны.

Последующая оценка

Использовав технику Pomodoro несколько дней, вы сможете оценить, сколько «помидоров» у вас есть на каждый день. К примеру, стандартный восьмичасовой рабочий день равняется 14 «помидорным» отрезкам. Составляя список задач на день, вы заранее оцениваете, на какие задачи выделить больше времени, на какие — меньше, а какие стоит перенести на завтра.

Со временем можно разделять рабочие отрезки на несколько частей, оставляя 3–5 минут в начале отрезка для изучения сделанной до этого работы и 3–5 минут в конце для просмотра того, что вы делали сейчас. Этот анализ не требует изменений в продолжительности «помидора». Если же анализ даётся вам с трудом, отложите его на будущее. Это означает, что вы ещё не освоили азы техники.

Приложения и сервисы

Коснёмся самого интересного. Мы собрали лучшие «помидорные» решения для всех популярных девайсов.

Windows

1. Keep Focused — простой таймер для Pomodoro.

2. PomodoroApp — неказистый, но бесплатный таймер и менеджер задач.

3. Tomighty — таймер, который незаметно работает в панели задач внизу.

4. Pomodoro Timer — пожалуй, один из лучших таймеров для Windows 7.

OS X

1. Pomodoro Time — отличный таймер со статистикой.

2. Eggscellent — давно не обновлявшийся, но бесплатный таймер.

3. Tadam — хорошее приложение, в котором рабочие интервалы вы можете задавать сами.

Android

1. Clockwork Tomato — приложение и виджет таймера для рабочего стола.

Техника Pomodoro: тайм-менеджмент для начинающих

Техника Pomodoro – самый простой способ фиксации рабочего времени, повышающий нашу продуктивность. Для него нужно минимум аксессуаров:

Сегодня есть масса приложений, работающих по этой технике, но новичкам можно использовать самый обычный таймер на телефоне или кухонный инструмент контроля времени.

Что такое техника Pomodoro

Техника Pomodoro – один из элементов тайм-менеджмента для эффективного контроля времени. Суть метода – разбивка времени на небольшие удобные промежутки, в течение которых решается только одна рабочая задача. Один временной отрезок = одна «помидорка».

Почему «Помидор». Такое название системе контроля над временем дал Франческо Черилло, который искал действенный способ для повышения успеваемости в ВУЗе и нашел его при помощи кухонного таймера в виде помидора.

Классическая версия Помидорро предлагает использовать для работы 25 минут, потом делать 5 минут перерыва, а после четырех блоков отдыхать полчаса. Этот вариант считается эталонным, так как:

• минимизирует вероятность отвлечься на что-либо постороннее;
• сохраняет концентрацию на выбранной задаче;
• увеличивает эффективность и производительность.

Но! Интенсивный ритм жизни и огромная занятость диктует свои правила, заставляя увеличивать время «помидорок» все больше и больше. И возникает вопрос: какая же эффективность должна быть?

Сколько длится правильный «помидор»?

На этот вопрос нет единого правильного ответа. Кто-то может сконцентрироваться и работать 40-50 минут безе перерыва, у другого же человека эффективность снижается через полчаса рабочего времени. Чтобы выяснить наиболее эффективный диапазон по технике Pomodoro, стоит:

• провести несколько тестовых дней;
• каждый день работать в разных режимах;
• увеличивать «помидорку» каждого дня на 5 или 10 минут;
• подобрать оптимальный для себя темп работы.

Фрилансеры, которые используют Pomodoro на постоянной основе, говорят, что лучшая по продуктивности схема 50-10 или 50-5-5. В первом случай 50 минут выделено на работу, 10 – на кофе или отдых; второй вариант более правильный с точки зрения здоровья: 50 –работу, 5 – спорт-пауза, 5 – другой отдых.

Как проводить паузы?

Переменки в технике Pomodoro достаточно маленькие, но их можно использовать очень эффективно. Чтобы потом было проще вернуться в рабочий режим, перерыв рекомендуется тратить на:

• чашку чая/кофе;
• на умывание прохладной водой;
• на спорт-паузу;
• недлинный телефонный звонок.

Что не стоит точно делать:

• брать книгу – особенно любителям чтения;
• проверять мессенджеры;
• выходить в соцсети или на форумы.

То есть заниматься в течение 5-10 минут не стоит тем, что может легко забрать часы полезного времени.

Отвлечения на «помидорках»

Идеально равномерно работать не может никто. Поэтому неизменно случаются ситуации, когда текущая «помидорка» прервана. Что делать в этом случае? Решение определяет причина перерыва. Самые популярные помехи:

• Звонок, сообщение, письмо на почте. Решение – выключить звук, перевернуть телефон, закрыть или отключить мессенджеры.
• Неожиданная идея о работе, планах, отдыхе. Решение – записать идею в органайзер или на листочек и продолжить работу.
• Дети, родственники, коллеги. Решение – остановить «помидорку», отвлечься, быстро разобраться с вопросом и вернуться к работе.

Техника Pomodoro не является строгим абслютом, который нельзя нарушать, но используя ее на постоянной основе можно заметить:

• что дела решаются быстрее и эффективнее;
• закрывается все больше пунктов плана;
• получается сконцентрироваться даже на очень сложных задачах;
• повышается качество работы.

Для работы с техникой Помидоро сегодня придумано много программных инструментов, которые позволяют планировать, анализировать, оптимизировать работу.

Что делать если….

Когда только начинаешь работать с «помидорками», неизбежно возникают вопросы. Попробуем разобрать типичные проблемы.

Что делать если таймер тикает, а дело закончилось?

Все зависит от дела. Можно или проверить тщательность его выполнение или, если окончание полное и контролировать нечего, перейти к другому делу.

Что делать если дела большие, более выделенного «помидорного» времени?

Разбить занятие на этапы и каждому этапу назначить свою «помидору». Или увеличить промежуток рабочего времени до нужного интервала – например, с 25 минут до 40 или 50.

Что делать если прервался?

Остановить таймер, решить вопрос и вернуться к выполнению плана стартом новой «помидорки».

Можно ли делить «помидоры» на четвертинки и половинки?

Нет, нельзя. Лучше уменьшить время работы или включить в одну «pomodoro» в него два дела.

Как управлять временем по методу Pomodoro: объясняем на томатах

Чтобы все успеть и не сойти с ума, нужно правильно распределить время. Рассказываем, как это сделать по методу Pomodoro.

Причем тут томаты

Представьте, что открываете холодильник, а там ― пять томатов. Какой вы захотите съесть первым?

Вы еще здесь? Тогда продолжаем. Какой помидор вы выбрали? Да, любой подойдет ― подумали вы и сразу ошиблись. Мы здесь не салат готовим. Каждый помидор ― это время для задачи из вашего списка дел.

Эта томатная история началась в конце 1980-х годов, когда итальянский студент Франческо Чирилло понял, что устал. Он много учился каждый день, но не знал, куда уходит время. Пора было что-то с этим делать. Однажды Чирилло решил проверить, сможет ли концентрироваться на учебе хотя бы десять минут. Нужно было засечь время, а под рукой как раз оказался кухонный таймер в виде помидора. Так появился Pomodoro ― метод планирования времени для увеличения продуктивности.

Основная идея ― работать короткими этапами:25 минут работы, потом ― пять минут перерыва. Во время перерывов ― полная смена деятельности.Такой алгоритм нужно повторить четыре раза, то есть «съесть четыре помидора». А потом ― длинный перерыв, чтобы отдохнуть. Из инструментов понадобится только таймер (форма, цвет и принадлежность к овощам не имеют значения).

Как планировать время по методу Pomodoro

Представьте руководителя проекта по разработке веб-приложения. Каждый его день состоит из разноплановых и срочных задач. Нужно подготовить и согласовать план разработки, следить за процессом и помогать команде. Успевать общаться с заказчиком и собирать обратную связь. В общем, делать все и сразу. Но как, если постоянно приходят коллеги с вопросами?

Давайте посмотрим на правила метода Pomodoro, и как их может использовать руководитель digital-проектов.

Правило томатов № 1 ― выбирайте приоритетную задачу

Не самую большую и сложную, а ту, которая важнее в данный момент. На сегодня у руководителя проекта такой план: поставить задачи команде, составить отчет, встретиться с заказчиком, подготовить доклад к конференции, спланировать следующий этап работы. Project-менеджер оценит ситуацию целиком и поймет, что важно сделать прямо сейчас, а что ― отложить.

Правило томатов № 2 ― концентрируйтесь на одном деле

Даже если вам кажется, что вы можете делать всё одновременно, то сбавьте обороты. Одна задача — на один отрезок времени. Не успели ― начинайте с нее же следующий. Следующая задача ― только после того, как закончили текущую.Когда руководитель проекта работает по методу Pomodoro, то не перескакивает с одного на другое. Если в этом отрезке по плану ― проанализировать результат работы, то этим project-менеджер и занимается, пока не прозвенит таймер.

Правило томатов № 3 ― не отвлекайтесь

Во время работы над задачей ― только работа над задачей. Отключите раздражители, не отвечайте на письма и звонки. Руководитель проекта — потому и руководитель, что он как осьминог решает свои задачи, а еще постоянно отвечает на вопросы команды и заказчика. Но только после того, как прозвенит таймер.

Правило томатов № 4 ― не старайтесь успеть

Если вы завели таймер на25 минут, это не значит, что цель ― решить задачу за это время, но важна полная концентрация и работа. Если будете стараться успеть, пока не сработал таймер, это может отразиться на качестве. У руководителя проекта не стоит задача успеть за25 минут решить все дела. Задача в том, чтобы сконцентрироваться на чем-то одном и не отвлекаться, а это сложно сделать в безумном графике project-менеджера.

Правило томатов № 5 ― не пренебрегайте перерывами

Работать много тоже вредно. Короткий перерыв даст возможность восстановить силы, но не выпасть из рабочего процесса. Когда у руководителя перерыв, он идет выпить кофе с командой. Чтобы отдохнуть и отвлечься от работы, нужно полностью сменить род деятельности.

Правило томатов № 6 ― регулируйте нагрузку

Возможно, что лично вам для продуктивной работы мало25 минут и перерыва в пять. Регулируйте время до тех пор, пока не станет комфортно. Если у руководителя проекта встреча с заказчиком и за25 минут никак не успеть, то менеджер не сбежит с середины совещания, потому что прозвенел таймер. Зато пометит в ежедневнике, что для встреч с заказчиком нужно запланировать больше времени.

Правило томатов № 7 ― оценивайте результат

Посчитайте, сколько помидоров вам удалось «съесть» сегодня. Если вы не успели сделать что-то важное, пересмотрите процесс. Руководитель проекта всегда оценивает полученный результат. Если не хватило времени ― в следующий раз запланирует на задачу больше. Если за день успел отработать пять помидоров, то завтра постарается улучшить результат.

Специфика работы project-менеджера такова, что не все правила метода Pomodoro ему подойдут.

Нельзя игнорировать вопросы команды, поэтому вряд ли получится полностью сконцентрироваться на задаче. Но Pomodoro ― гибкий метод, можно использовать только те принципы, которые вписываются в процесс.

Что общего у томатов и гибких методологий

Метод Pomodoro ― это алгоритм: «спланировать ― выполнить ― проверить ― исправить». Похожим образом работают agile-методологии, например, Scrum.

Теперь вы знаете, что такое Pomodoro. Если хотите научиться управлять временем, это хороший старт, но есть и другие методы.

Если вы менеджер проектов и хотите попасть в сферу digital, то тайм-менеджмент будет полезным навыком, но далеко не главным. Также придется научиться говорить с командой на одном языке, разобраться в технических терминах и циклах разработки ПО.

Если вы ― программист, который хочет стать руководителем, то уже хорошо подкованы в технической сфере. Осталось научиться тайм-менеджменту, тонкостям общения с командой и разобраться в методологиях управления.

Не так важно, на каком вы этапе. Если хотите понять кухню digital изнутри, помните правило: немного теории плюс много практики. Теория есть в интернете и специальной литературе, главное ― обращайтесь к проверенным источникам. Что насчет практики? Выбирайте курсы, где дают не только посмотреть на процесс, но и «потрогать» его. Или, например, как в Skillbox — создать свой проект.

Техника POMODORO. Как быть продуктивным

Техника помодоро. Pomodoro – лучшая техника для борьбы с прокрастинацией.

Это эффективная тайм-менеджмент система. Если кто-то не в курсе, то суть техники Pomodoro в том, что ты просто ставишь таймер на определенное время, в течение которого ты будешь работать только на конкретную задачу, выбранную тобой.

Поэтому важно определиться с задачей заранее и выполнять ее ни на что не отвлекаясь. Как не стать роботом рутины и не увязнуть в делах? Проблема решается просто.

• история техники Pomodoro
• зачем это нужно?
• суть техники Pomodoro
• как организовать свое время и управлять им эффективно с помощью Pomodoro
• для чего подходит техника Pomodoro и как ей пользоваться в реальной жизни

Техника Pomodoro. История

Дело было в конце 1980 года. Основоположником этой техники управлением времени стал студент из Италии Франческо Чирилло.

Как ответственный студент он все свое время посвящал получению знаний, усердно учился и тратил много времени на учебу.

Но в итоге все его усердие привело к нулевой продуктивности. Парень не сдал сессию.

После этого он задался вопросами: “На что было потрачено столько времени?” Смогу ли я учиться по-настоящему хотя бы 15 минут“.

Взяв в напарники кухонный таймер в форме помидора, Франческо Чирилло стал тестировать свой личный подход к управлению временем.

Так зародилась новая техника Pomodoro.

На сегодняшний день данная техника имеет научно-обоснованный подход и зарекомендовала себя как эффективная техника для борьбы с прокрастинацией.

Техника Pomodoro. В чем суть?

Все ваше рабочее или учебное время разбивается на отрезки, то есть на 25-минутные периоды, сменяющиеся короткими 5-ти минутными перерывами.

Получается, что один помодоро – это 30 минут, из которых 25 минут отводится на рабочий процесс, а 5 минут на отдых.

П осле каждого 4-го помодоро – большой перерыв 15-30 минут.

Эта техника управления временем отлично работает!

Цель должна быть такой – выполнять одну задачу в определенный промежуток времени, не отвлекаясь на другие задачи.

Все что отвлекает, просто помечаем на отдельном листе или в блокноте и позже, при необходимости, возвращаемся к заметкам, но только после того, как закончили текущую задачу.

Эти же заметки можно потом включить тоже в список задач, но это уже будут отдельно стоящие задачи, на которые тоже выделяется конкретное время.

Техника POMODORO и продуктивность

Как работать?

Составляем список задач на сегодня.

Ставим таймер на 25 минут. Это и будет один помодоро. Кому проще, можно назвать его – “помидор“.

Для чего нужен список задач?

Для того, чтобы проконтролировать их выполнение и оценить эффективность их выполнения.

После того как таймер прозвенит (pomodoro timer), ты берёшь перерыв в 5 минут. И эти 5 минут важно тоже засечь по таймеру, чтобы не было перебора со временем. После этого ты берёшь ещё 25 минут и работаешь над продолжением той задачи, которую ты уже начал, если она требует завершения.

Или может быть это уже будет новая задача, работа над чем-то другим.

Каждые 25 минут ты сосредотачиваешься только на одной конкретной задаче.

Обычно это четыре подхода по 25 минут с перерывом в 5 минут и потом большой перерыв в 15 минут. Можно делать два подхода по 25 минут перерывами в 5 минут и потом после этого (после 2 подходов) делать большой перерыв в 10-15 минут.

Здесь главное засекать время и строго следовать ему. Беспрекословно.

Как измерить годовой отчет в помидорах

Счета, договоры, платежки, звонки… И вот вы с ужасом осознаете, что пролетел еще один рабочий день. Задач в списке не убавилось, и к своей главной цели вы не приблизились. А разбивать свой день на «помидоры» по принципу 25/5 минут вы пробовали? Даже если да — давайте попробуем вместе еще раз.

Разделить день на помидоры

Суть техники Pomodoro проста. Весь рабочий день делится на временные отрезки, которые условно называют помидорами. Один такой помидор равен 30 минутам, из них 25 минут отводится на работу, а 5 минут — на отдых. После каждых четырех помидоров нужно сделать большой перерыв на 30 минут. Таким образом, в стандартном восьмичасовом рабочем дне всего 14 помидоров.

Чтобы начать работать по методу Pomodoro, нужен блокнот, ручка и обычный будильник или таймер в телефоне либо на компьютере. Для компьютера есть специальные приложения для тайминга, которые можно использовать вместо будильника, настраивать под себя, например бесплатные Tomighty, PomodoroApp, Motivate Clock и др. Пробуйте разные способы тайминга, пока не найдете наиболее удобный для себя.

Счастливые бухгалтеры авралов не знают, потому что помидоры собирают: помидор — для отчета, и для счета помидор, и еще один — для учета.

Наверняка у вас уже есть список дел, которые вам предстоит выполнить в ближайшем будущем. Если пока нет, то начните с составления такого списка. Затем составьте список задач на сегодня, учитывая приоритеты. Установите таймер на 25 минут и начинайте работать над первой задачей из списка. Когда прозвенит звонок, поставьте крестик напротив соответствующей задачи. Теперь сделайте паузу на 5 минут. После звонка беритесь за следующий помидор. Продолжайте работать, помидор за помидором, пока не завершите работу над задачей, а затем вычеркните ее из списка дел.

Помните, помидор неделим. Его нельзя дробить на несколько частей. Если помидор начат, он должен обязательно «прозвенеть». До этого нельзя прерываться и отвлекаться: 25 минут вы занимаетесь только поставленной задачей.

• Если вы завершили задачу, а время еще не вышло, вы можете, например, перепроверить данные в отчете, прочитать статью по теме, взять другую небольшую задачу.
• Если задача была завершена в первые пять минут нового помидора, поскольку фактически вы выполнили ее во время предыдущего помидора, дополнительная проверка и внесение правок не требуется, это исключение из правил. Такой помидор просто не учитывается. Таймер можно прервать, чтобы начать новый цикл.
• Если задача слишком простая и для ее решения требуется меньше 25 минут, объедините несколько таких задач в один помидор.
• Если время кончилось, а вы еще работаете — это победа. Значит, вы смогли максимально сконцентрироваться на задаче. Но все же прервитесь — сделайте паузу, а затем продолжайте во время следующего помидора.

Почему помидоры

Технику Pomodoro придумал итальянский студент Франческо Чирилло в 1980-х годах: «Каждый день я посещал университет, учился и возвращался домой с унылым ощущением, что я не знаю, что делал, на что потратил свое время».

Было сложно сконцентрироваться на учебных задачах. И тогда Франческо заключил пари с самим собой. Он спросил себя: «Ты можешь не отвлекаться хотя бы 10 минут?» На должность объективного секунданта был назначен кухонный таймер в форме помидора.

Выиграл ли Франческо пари? В своей книге он признается, что победил не сразу. Техника совершенствовалась постепенно, превращаясь в интересный инструмент с каждым новым помидором.

Не отвлекаться!

Во время каждого помидора важно максимально концентрироваться на текущей задаче. Многозадачность — это миф. Практически невозможно сосредоточиться на нескольких задачах одновременно и при этом хорошо выполнить каждую. Когда приходится постоянно переключаться, опять же тратится дополнительное время на включение в каждую задачу.

Емкость нашей оперативной памяти ограниченна. Чем чаще нас посещают посторонние мысли, тем меньше ресурсов остается на выполнение текущей задачи. Вы можете думать о предстоящей встрече, волноваться о том, что на решение вопроса осталось мало времени, — все это отвлечения. И каждое из них тормозит текущий процесс. Поэтому так важно отбросить все лишнее и сосредоточиться на решаемой задаче.

Куда уходит время

Казалось бы, 25 минут — это небольшой отрезок времени, в течение которого взрослый человек способен сконцентрироваться и не отвлекаться. Но не тут-то было. Те, кто только начинает использовать помидорную технику, отмечают по 10–15 отвлечений за 25 минут. Иногда кажется, что у взрослых весь день расписан, и они занимаются серьезными делами — никаких отвлечений. Однако это все уловки. Чтобы они стали нагляднее, давайте немного понаблюдаем за детьми.

Если вы когда-нибудь укладывали маленького ребенка, то знаете: чего только дети не придумают, лишь бы не ложиться спать. Им вдруг срочно требуется попить, поесть, обсудить цветочек на обоях или птичку за окном — подойдет любая причина. Как переключаются и отвлекаются от решения текущих задач ребята постарше, рассказывает Марианна Лукашенко в книге «Тайм-менеджмент для детей». Вот фрагмент анализа поглотителей детского времени: 15:15 — сел решать математику; 15:30 — позвонил Мишка, уточнил д/з по математике; 15:40 — решал примеры; 16:10 — сбегал в канцелярский за новой тетрадкой в клеточку; 16:30 — поболтал с Пашкой, которого встретил на углу; 17:00 — доделал математику.

Поведение взрослых не так уж сильно отличается от детского. Как только нужно сконцентрироваться на задаче, появляется потребность налить кофе, или сделать кому-нибудь кажущийся срочным звонок, или посмотреть что-то в интернете (на минутку!) и зависнуть там на час, забыв, зачем вообще заглянули. Или просто решить вдруг пересмотреть дневной план, поменять приоритеты задач. Бывает, что нас отвлекают внешние факторы: звонит телефон, подходит коллега с вопросами, приходит письмо с пометкой «срочно!». И к задаче, которую начали утром, мы возвращаемся в лучшем случае к обеду.

Я таймер включил, и вдруг телефон зазвонил. Стоп! Я вспомнил, что помидор неделим.

Как бороться с отвлечениями

Когда кто-то звонит вам «во время помидора», скажите, что перезвоните через 25 минут. Коллеге, который подошел с вопросом, можно также ответить, что сейчас вы не можете отвлечься. Можно перенаправить входящие звонки на автоответчик, а затем прослушивать сообщения. Почту можно настроить таким образом, чтобы не видеть уведомлений о входящих сообщениях, и отвести отдельную 25-минутку на работу с письмами.

Если 25-минутный отрезок времени еще не закончился, а вам пришлось отвлечься, поставьте апостроф (значок «’») в том месте, где вы ставите крестики, затем занесите новую активность в список задач — при необходимости с пометкой «срочно». А теперь вернитесь к тому, над чем работаете сейчас, и попытайтесь закончить, пока не зазвонит будильник.

Срочными задачами вы сможете заняться в течение следующего помидора вместо других дел. Можно поправить список дел и поставить вновь появившиеся задачи на место запланированных ранее. Действительно чрезвычайные ситуации, которые требуют сиюминутных решений, случаются не так часто. Обычно «срочные» дела могут подождать 30 минут, пару часов, а иногда и пару дней.

Попробуйте оценить важность отвлечения по десятибалльной шкале, где 10 баллов — это задача максимальной важности, а 1 балл — задача, которая не стоит вашего внимания на данный момент. Чирилло настаивал на том, что любое отвлечение может подождать до окончания работы таймера. Если вы не можете ждать, отключите таймер, сделайте то, что вам нужно, и снова вернитесь к работе, запустив таймер сначала.

Если помидор был безвозвратно прерван кем-то или чем-то, он не засчитывается. Ставьте вместо крестика прочерк даже в том случае, если до окончания таймера осталось всего 5 минут, — ваш помидор «сгорел». В дальнейшем такой подход будет мотивировать вас не отвлекаться, а прочерки помогут оценить, при решении каких задач вы были наименее продуктивны.

Упражненье началось! Ноги вместе! Руки врозь! Раз, два, три, четыре! Ноги выше! Руки шире!

Отдыхать правильно

Перерывы между 25-минутками не менее важны для эффективной работы, чем максимальная концентрация на выполнении задач. Включайте таймер на 5 минут, чтобы вовремя вернуться к следующему помидору, и постарайтесь максимально отключиться от работы. Запретите себе заниматься тем, что требует значительных умственных усилий. Не пишите важных писем, не делайте серьезных телефонных звонков, не думайте о том, что вы делали во время последнего помидора или будете делать в течение следующего, и т.д. Такие задачи достойны того, чтобы выделить для них отдельный помидор в списке ваших дел.

За 5 минут можно сделать что-то полезное для здоровья, например, гимнастику для тела или разминку для глаз. Даже просто быстро поморгать или посмотреть вдаль — уже хорошо. Можно выпить чашку кофе, поговорить с коллегой на отвлеченные темы. Походить по комнате, подойти к окну и понаблюдать за тем, что происходит на улице. А можно взять настоящий помидор или яблоко, пойти помыть его и съесть. Если вы работаете дома, за 5 минут можно загрузить стиральную машину или развесить белье после предыдущей стирки.

После каждого четвертого помидора вас ждет 30-минутный перерыв. За это время можно привести в порядок стол, помыть посуду, просто расслабиться и подышать или сделать небольшую прогулку. Если помидоры или яблоки, которые вы ели во время пятиминуток, закончились, самое время прогуляться за ними до ближайшего магазина.

Чем больше вы отвлекаетесь от работы во время перерыва, тем эффективнее будете во время следующего помидора. Так, Глеб Архангельский оценивает отдых, во время которого человек сидит за компьютером, смотрит что-то веселое или читает что-то, не связанное с работой, всего в 1 балл. Перерыв, во время которого вы вышли на улицу, — уже в 4 балла, а если еще и гимнастику сделали на свежем воздухе — получайте 5 баллов.

Жонглируй задачами, жонглируй на удачу. И не страшно, если не сразу получится, каждый следующий помидор будет лучше.

Вести помидорный учет

В начале рабочего дня оцените, сколько у вас всего сегодня помидоров, затем распределите их между задачами. Уже через несколько дней использования техники Pomodoro вы будете понимать, сколько помидоров у вас есть на каждый день. К примеру, стандартный восьмичасовой рабочий день равняется 14 помидорным отрезкам. Составляя список задач на день, вы заранее оцениваете, на какие задачи выделить больше времени, то есть помидоров, на какие — меньше, а что стоит перенести на завтра.

Фиксируйте каждую задачу. А в конце дня подводите итоги. Вести письменный учет помидоров обязательно. В данном случае тупой карандаш лучше острой памяти. Освободите оперативную память для более эффективного решения текущих задач, не стоит держать список дел в голове. Возможно, со временем вы переведете помидорную отчетность в электронный вид и будете вести ее, например, в Excel, но начать лучше все же на бумаге, чтобы найти для себя удобный формат помидорного учета.

Можно разделять рабочие отрезки на несколько частей, оставляя 3–5 минут в начале отрезка для изучения сделанной до этого работы и 3–5 минут в конце для просмотра того, что вы делали сейчас. Этот анализ не требует выделения целого помидора. Оценивайте, сколько помидоров вам нужно для решения типовых задач. Перевести их в более распространенные единицы времени легко, просто умножьте количество отрезков на 25 минут.

Техника Pomodoro: как стать более продуктивным и успевать в разы больше

Многие задаются вопросом, как повысить свою продуктивность? Сегодня найдется немало тех, кто посвящает работе более положенных 40 часов в неделю, лишая себя возможности общения с семьей, занятий любимым делом или хобби. Как следствие этого, появляются жалобы на нехватку времени и большие объемы работы. Но причина этой проблемы, мне видится, совсем в другом: мы не умеем эффективно использовать время и концентрироваться на решении одной задачи.

Сталкивались ли вы с подобной проблемой? Сегодня в статье пойдет речь об организации рабочего времени и увеличении своей продуктивности в течение дня с помощью простой, но очень эффективной техники Pomodoro или техники Помидора.

Изобретателем техники Pomodoro(помидора) стал итальянец Франческо Чирилло (Francesco Cirillo) и такое название техника получила благодаря применению кухонного таймера в виде помидора.

Какую проблему решает техника помидора

Цель техники Pomodoro (помидора) — научиться работать концентрированно и заключается в чередовании 25 минутной работы над одной задачей и 5 минутного отдыха.

Помидором будем называть 25 минутный отрезок времени сфокусированной, концентрированной работы над одной задачей и 5 минутного отдыха.

Помидор = работа 25 минут + отдых 5 минут

Основные инструменты техники помидора

Для применения техники Pomodoro (помидора) нам понадобится:

• лист “Список задач” — для записи всех поступающих дел, задач по мере их возникновения;

• лист “План на сегодня” — список задач на сегодня, расставленных в соответствии с вашими приоритетами;

• лист “Архив” — для сбора данных по результативности и продуктивности ваших действий;

Следуем правилам техники помидора

Правила техники помидора:

• помидор не делим и не прерываем;
• в случае вынужденного прерывания помидор начинается заново. Прерванный помидор не учитывается;
• задачу более 5-7 помидоров нужно разделить на несколько подзадач;
• задачи меньше одного помидора группируем не несколько штук;
• каждый помидор должен приносить конкретный результат

Как это работает?

Пошаговый алгоритм техники Pomodoro(помидора):

1. Заполняем лист “Список задач”, записывая в него все задачи (рабочие и личные) по мере их возникновения.О том как составить и вести правильный список задач можно прочитать здесь
2. В начале каждого дня выбираем задачи из листа “Список задач”, которые необходимо выполнить сегодня.
3. Записываем выбранные задачи в лист “План на сегодня”и оцениваем, какое количество помидоров необходимо для выполнения каждой задачи. Напротив каждой задачи ставим количество помидоров, которое нам нужно для ее решения. Для обозначения запланированного помидора используем знак “□”
4. Определяем приоритетность задач в соответствии с нашими целями. О том, как приоритезировать задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра можно прочитать здесь
5. Выбираем самую приоритетную задачу и ставим таймер на 25 минут
6. Работаем над задачей до сигнала таймера, избегая любых отвлечений
7. После звонка таймера ставим “Х”в квадратик напротив задачи, над которой работали
8. Делаем перерыв в работе на 5 минут
9. Повторяем шаги 5-8
10. Каждые 4 помидора делаем перерыв на 20-30 минут
11. Когда задача решена, вычеркиваем ее из листа “План на сегодня” и из листа “Список задач” или ставим знак “V” напротив выполненной задачи
12. Проводим приоритезацию задач (прошло определенное время и ситуация с приоритетами может поменяться)
13. Переходим к выполнению следующей по приоритету задаче из листа “План на сегодня”
14. Повторяем шаги 4-13
15. В конце каждого дня завершенные задачи, количество выполненных помидоров должны быть перенесены в лист “Архив”

Что делать, если не успели выполнить задачу?

Часто, особенно первое время применения техники помидора, получается, что спланировали не достаточно времени на решение той или иной задачи. Например, задача «Проверка и подписание договора» заняла не один помидор, как планировали, а два. Тогда в нашем листе «План на сегодня» напротив этой задачи ставим кружочек (дополнительный незапланированный помидор) и знак кружочка с крестиком, в случае выполнения дополнительного незапланированного помидора.

Как бороться с отвлечениями?

Казалось бы идеальный регламент работы, но тут “раз” и в нашу налаженную работу врываются отвлечения — зазвенел телефон, прибежал коллега с приглашением на чай, появились уведомления электронной почты или просто в голову пришла неожиданная мысль… Как быть в таком случае, как сочетать вынужденные прерывания в работе и выполнение поставленных задач?

Техника Pomodoro решает проблему фокусировки на задаче и предлагает следующий алгоритм действий при поступлении прерываний (отвлечений) от внутренних и внешних источников:
Разберем применение этого алгоритма для наглядности на примере нашего списка дел.

Из “Списка задач” вы выбрали задачи, которые намерены выполнить сегодня и записали их в порядке приоритетности в “План на сегодня”. Оценили, сколько помидоров потребует решение каждой задачи и приступили к выполнению первой задачи, заведя таймер на 25 минут.

В какой-то момент вам поступает вызов к руководству компании — это прерывание от внешнего источника, которое вы не можете отменить. Поэтому останавливаем выполнение текущей задачи, останавливаем таймер и ставим “-” в квадратике отмененного помидора. Идем к начальнику и получаем от него срочное поручение подготовить ответ на письмо в течение текущего часа.

Возвращаемся на рабочее место, в лист “План на сегодня” в раздел “Не запланировано и срочно” записываем поступившую срочную задачу, оцениваем сколько помидоров необходимо для ее решения, заводим таймер на 25 минут и приступаем к ее выполнению.

После решения срочной задачи возвращаемся к выполнению предыдущего дела — “Провести контроль поручений”.

Вы благополучно завершаете выполнение этой задачи, затратив на нее как и планировали 2 помидора, перешли к выполнению следующей задачи -”Проверить и подписать договор на оказание услуг”.

При выполнении первого помидора этой задачи в ваш кабинет заходит коллега с просьбой помочь разобраться с отчетом. Это внешние прерывание, которое вы можете отложить, объяснив коллеге, что выполните его просьбу через 20 минут (ровно столько у вас остается до завершения начатого помидора).

Ставим точку над прерванным помидором в лист “План на сегодня”, задаем себе вопрос: “Это нужно сделать сегодня?”. В виду того, что вы пообещали коллеге, что окажите ему помощь, записываем поступившую задачу в лист “План на сегодня” в раздел “Не запланировано и срочно”, обеспечивая себе запоминание обещания и продолжаем выполнять текущий помидор текущей задачи, пока не прозвенит таймер. После чего ставим “Х” в квадрате завершенного помидора.

Не смотря на то, что задача решена не полностью, но вы дали обещание коллеге, то после пятиминутного отдыха мы направляемся к коллеге для оказания помощи. Задачи, которые выполняются совместно с кем-то, не всегда целесообразно измерять в помидорах. В данном случае задачу принято решение не измерять. Выполнив свое обещание перед коллегой, приступаем к решению задач согласно “Плана на сегодня”.

При выполнении следующей задачи, вы вспомнили, что хотели навести порядок в ящике стола — это внутреннее прерывание. Ставим точку над текущим помидором, таймер продолжает работать и задаем себе вопрос: “Это нужно выполнить сегодня?” Если выполнять задачу немедленно не обязательно, то записываем эту задачу в лист “Список задач” и при необходимости устанавливаем срок ее исполнения, затем продолжаем выполнять текущий помидор и следовать “Плану на сегодня”.

Таким образом, вы “оберегаете” свой помидор(тем самым и выполнение поставленной задачи) от прерывания, а также:

• продолжаете сфокусировано работать над текущей задачей,
• следовать своему плану,
• не забывать о входящих задачах

Как выглядит рабочий день?

В технике Pomodoro выделяются два особенных помидора:

Организационный помидор включает в себя действия, которые вы совершаете в начале дня для настройки рабочего процесса (проверка почты, просмотр ежедневника и списков задач, планирования дня, подготовка рабочего стола, чашка чая с коллегами и т.д). Основная задача организационного помидора — объединить все систематические отвлечения в один помидор.

Итоговый помидор предназначен для подведения итогов и анализа прошедшего дня, планирования следующего дня.

В целом рабочий день может выглядеть следующим образом:

Что нам дает техника Pomodora?

1. Фокусировка внимания на одной задаче, повышается внимание, удаляются прерывания
2. Статистика работы. Отслеживается сколько времени уходит на решение задач (своеобразный хронометраж) и сколько задач решено.
3. Оценка продуктивности: какое количество помидоров удалось сделать за день, неделю и т.д
4. Навык прогноза расхода времени на выполнение разных типов задач. Ежедневно отмечаем сколько помидоров ушло на решение задач, повышается реалистичность планирования.
5. Помогает организовать рабочее время

В статье иллюстрацией применения техники Pomodoro стал пример использования простого таймера и бумажных бланков. Если вы любитель применения электронных инструментов, то сегодня имеется большой спектр электронных приложений и программ метода Помидора, которые автоматизируют большую часть техники и предоставят массу полезной информации для анализа и самосовершенствования в теме управления рабочим временем.

Готов ли ты выйти на новый уровень планирования и повысить свою продуктивность? Тогда начни свой первый “помидор” прямо сейчас и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!