Менеджер по клинингу: характеристика, знания, обязанности

Менеджер по клинингу: характеристика, знания, обязанности

включайся в дискуссию

Поделись с друзьями

Сегодня большой популярностью пользуются профессиональные клининговые компании, которые предоставляют спектр услуг по уборке помещений. Ими пользуются не только владельцы квартир и домов, но и коммерческие организации, предприятия.

Сегодня работа в профессиональной клининговой компании – это довольно престижно. Многие молодые люди, для которых важен стабильный и хороший заработок, адекватный и грамотно выстроенный график, выбирают именно такую работу. А каким же должен быть менеджер по клинингу? Именно об этом и пойдет речь в данной статье.

Особенности

Почему же многие компании пользуются услугами клининга? Все дело в особенностях и преимуществах, которые им свойственны. Хотелось бы отметить следующее:

• широкий спектр услуг: профессиональная уборка помещений, уход за оргтехникой, мебелью, ковровым покрытием;
• использование исключительно безопасных, экологически чистых средств для всех видов уборки;
• качественное предоставление услуг;
• сотрудники компании всегда подстраиваются под график клиента и учитывают его пожелания;
• в команде работают только профессионалы и ответственные люди.

Чтобы вся работа выполнялась правильно, согласно графику, необходимо, чтобы в штате компании обязательно был сотрудник, которого принято называть менеджером. Именно на него возлагается большая доля ответственности.

Менеджер по клинингу должен обладать такими качествами или особенностями:

• профессионализм;
• ответственность;
• внимательность и аккуратность;
• знание работы изнутри – желательно, чтобы это был человек, который имеет опыт уборки

Знания и умения

Клининг-менеджер – это связующее звено, соединяющее руководство компании и ее сотрудников. Чтобы работа выполнялась эффективно, человек, занимающий такую должность, должен обладать определенными знаниями, то есть знать:

• о санитарных и гигиенических нормах содержания всех видов помещений;
• о моющих средствах, которые используются в процессе уборки и их правильном использовании;
• о том, как должным образом эксплуатировать оборудование, инструменты, приспособления;
• всю территорию, которая за ним закреплена;
• правила охраны труда, пожарной безопасности, производственной санитарии;
• как ухаживать и убирать все виды поверхностей и покрытий.

Помимо знаний, которыми должен владеть специалист в этой области, он и сам должен многое уметь. Профессионал умеет:

• выполнять качественную уборку в любом месте помещения;
• согласно инструкции правильно подготавливать поверхности и моющие средства;
• обслуживать оборудование и производить ремонтные работы;
• научить подчиненных всем правилам работы и организовать ее.

Должностные обязанности

В большинстве случаев на должность клининг-менеджера назначают уже опытного сотрудника, который прошел определенный путь в компании, поднялся по карьерной лестнице довольно быстро и зарекомендовал себя с лучшей стороны.

На плечи такого сотрудника ложится еще больше работы и огромная ответственность. Итак, менеджер по клинингу:

• производит набор новых сотрудников и контролирует их обучение всем навыкам и особенностям профессии;
• разрабатывает и проектирует технологические карты клининга;
• распределяет задания и участки выполнения уборки между сотрудниками компании;
• инструктирует исполнителей работ по всем мерам безопасности;
• инспектирует участки по уборке территории, состояние помещений и объекта в целом;
• оценивает выполнение работ и принимает конечный результат;
• контролирует внешний вид всех сотрудников;
• следит за тем, чтобы уборщики правильно общались с клиентами, соблюдали субординацию;
• принимает на работу, консультирует, повышает по службе и увольняет сотрудников;
• отвечает за психологическое состояние персонала;
• следит за состоянием здоровья сотрудников;
• контролирует, чтобы все уборщицы соблюдали график и технику безопасности;
• ведет учет инвентаря, оборудования, моющих средств, производит необходимые закупки;
• выдает ключи от помещений на объекте;
• предоставляет полный отчет руководству.

Исходя из опыта, можно сделать вывод, что у хорошего и профессионального клининг-менеджера:

• нет постоянной текучки и смены кадров;
• все сотрудники обеспечены необходимым и современным инвентарем для работы;
• работы выполняются качественно.

Менеджер по клинингу – это лидер, организатор и творческий человек, который умеет правильно организовать работу и поддержать отличную атмосферу в коллективе.

Карьерный рост

Каждый нормальный и целеустремленный человек, какую бы работу он выполнял, первым делом думает о том, чтобы она приносила хороший доход и гарантировала карьерный рост.

Клининговая компания не является исключением. Каждый сотрудник может взлететь по карьерной лестнице, если будет качественно, хорошо выполнять свои обязанности. Менеджер по клинингу (по истечении времени) может также занять руководящую должность.

Более подробно о профессии клинининг-менеджера рассказываеться в представленном видео.

Должностная инструкция менеджера объекта профессиональной уборки

Автор: admin · Опубликовано 22.09.2019 · Обновлено 05.12.2019

I. Общие положения

1. На должность менеджера объекта профессиональной уборки назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы.

2. Назначение на должность менеджера объекта профессиональной уборки и освобождение от нее производится приказом директора организации.

3. Менеджер объекта профессиональной уборки должен знать:

3.1. Технологические процессы уборки и ухода за различными поверхностями объектов профессиональной уборки

3.2. Виды и назначение инвентаря и оборудования для уборки и ухода за различными поверхностями объектов профессиональной уборки

3.3. Виды, назначение и свойства химических средств для уборки и ухода за различными поверхностями и материалами

3.4. Методы и способы оценки состояния объектов профессиональной уборки с точки зрения необходимых работ по уборке и уходу

3.5. Методы расчета количества персонала, необходимого для оказания услуг (выполнения работ)

3.6. Методы расчета стоимости оказания услуг (выполнения работ) на объектах профессиональной уборки

3.7. Требования охраны труда, пожарной безопасности и промышленной санитарии

3.8. Требования к оформлению сметной и договорной документации

3.9. Правила оформления заказов, приемно-сдаточной и учетной документации на материальные ресурсы (инвентарь, оборудование, расходные материалы, химические средства, средства индивидуальной защиты)

3.10. Порядок действий и правила оформления документации при обнаружении несоответствующих по номенклатуре и качеству материальных ресурсов

3.11. Маркировку материалов, химических средств, средств индивидуальной защиты

3.12. Порядок подбора персонала для обеспечения оказания услуг и выполнения работ на конкретном объекте профессиональной уборки

3.13. Методы собеседований и тестирования при приеме на работу

3.14. Требования к компетенциям персонала в зависимости от видов и сложности процессов профессиональной уборки, осуществляемых на объекте

3.15. Методы и критерии расстановки персонала в зависимости от объемов работ на конкретном рабочем месте и компетенций работников

3.16. Способы определения границ рабочих мест

3.17. Требования к содержанию, структуре и оформлению технологических карт, инструкций по рабочему месту и технических заданий

3.18. Требования к подготовке персонала в зависимости от объема работ на объекте профессиональной уборки

3.19. Методы тестирования и проверки уровня подготовки персонала

3.20. Формы и методы организации обучения на рабочем месте

3.21. Правила оформления документации по подготовке и стажировке персонала, занятого на объекте профессиональной уборки

3.22. Нормы производительности труда персонала в зависимости от материалов и состояния убираемых поверхностей, оснащенности инвентарем, оборудованием, материалами и факторов внешней среды

3.23. Положения нормативных актов, технические условия, стандарты, санитарные нормы и правила, касающиеся обеспечения санитарного содержания объектов профессиональной уборки

3.24. Стандарты качества профессиональной уборки

3.25. Нормы расхода химических средств, материалов

3.26. Основные параметры, методы и способы контроля качества оказываемых услуг (выполняемых работ) по профессиональной уборке

3.27. Методы конфликтологии

4. Менеджер объекта профессиональной уборки подчиняется непосредственно ______________________________

5. На время отсутствия менеджера объекта профессиональной уборки (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

II. Должностные обязанности

Менеджер объекта профессиональной уборки:

1. Определяет виды, объемы и сроки оказания услуг (выполнения работ) по профессиональной уборке

2. Определяет типы инвентаря и оборудования, необходимые для оказания услуг (выполнения работ) на объекте профессиональной уборки

3. Определяет виды и количество химических средств и средств индивидуальной защиты, необходимых для оказания услуг (выполнения работ) на объекте профессиональной уборки

4. Определяет количество персонала, необходимого для оказания услуг (выполнения работ) на объекте профессиональной уборки

5. Разрабатывает план-график оказания услуг (выполнения работ) на объекте профессиональной уборки

6. Составляет сметы затрат на оказание услуг (выполнение работ) по объекту профессиональной уборки на основе определенных объемов, сроков, средств труда и количества персонала

7. Предоставляет разработанную документацию и сметы руководству организации по оказанию услуг профессиональной уборки и заказчику

8. Оформляет договора на оказание услуг (выполнение работ) профессиональной уборки

9. Формирует заказы на материальные ресурсы (инвентарь, оборудование, расходные материалы, химические средства, средства индивидуальной защиты) для выполнения работ на объекте профессиональной уборки

10. Согласовывает заказы на материальные ресурсы с руководством организации по оказанию услуг профессиональной уборки

11. Принимает заказанные материальные ресурсы по номенклатуре и качеству

12. Организовывает возврат несоответствующих по номенклатуре и качеству материальных ресурсов

13. Распределяет материальные ресурсы между персоналом, занятым на объекте профессиональной уборки, в соответствии с перечнем и объемом оказываемых услуг

14. Ведет текущий учет расходования материальных ресурсов на объекте профессиональной уборки

15. Осуществляет подбор персонала необходимой компетенции для профессиональной уборки объекта

16. Определяет границы рабочих участков и зон для каждого рабочего места и сфер ответственности каждого работника на объекте профессиональной уборки

17. Разрабатывает документацию, регламентирующую работу персонала на объекте профессиональной уборки

18. Разрабатывает технические задания категориям персонала, привлекаемым к выполнению специальных работ на объекте профессиональной уборки

19. Проведит периодические инструктажи персонала по особенностям технологических процессов уборки, требованиям охраны труда, пожарной безопасности и промышленной санитарии

20. Определяет потребности в обучении персонала, занятого на объекте профессиональной уборки

21. Определяет провайдеров обучения для персонала, занятого на объекте профессиональной уборки (при необходимости)

22. Подбирает наставников для обучения персонала, занятого на объекте профессиональной уборки, на рабочем месте

23. Проведит тренинги и мастер-классы для персонала, занятого на объекте профессиональной уборки, совместно с провайдерами

24. Осуществляет текущий контроль качества профессиональной уборки объекта

25. Принимает оперативные меры по устранению выявленных отклонений от контролируемых параметров качества в пределах компетенции

26. Разрабатывает мероприятия по устранению и предупреждению выявленных отклонений контролируемых параметров качества от нормы

27. Осуществляет мероприятия по устранению и предупреждению выявленных отклонений контролируемых параметров качества от нормы

28. Принимает у персонала работы по профессиональной уборке объекта

29. Представляет результаты работ по профессиональной уборке заказчику

30. При наличии претензий заказчика определяет их обоснованность для разработки мероприятий по устранению замечаний

31. Подготавливаетприемо-сдаточную документацию

III. Права

Менеджер объекта профессиональной уборки имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а так же материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Менеджер объекта профессиональной уборки несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. ____________________________________________________________________ Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по профессиональной уборке» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 13 сентября 2016 г. № 507н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Клининг менеджер – основа успеха клининговой компании

Клининговые компании, привлекаемые заказчиками к уборке объекта, позволяют проводить высококачественное кнининговое обслуживание, экономить финансовые средства на ремонте помещений и дают возможность компании сосредоточиться на более важных делах, нежели содержание и контроль собственной службы уборки.

Заказчик составляет свое мнение о клининговой компании в первую очередь в результате общения с менеджером объекта, или, как его еще называют, – клининг-менеджером, которого без преувеличения можно назвать лицом компании. Все свои пожелания, недовольства и претензии, если таковые появляются, заказчик адресует клининг-менеджеру. В свою очередь, тот управляет работой персонала, находящегося в подчинении. Однако, управлять – слишком узкое определение обязанностей менеджера. Он должен быть хорошим организатором, быть стрессоустойчивым, проявлять в зависимости от обстоятельств гибкость или твердость и, конечно же, уметь работать в команде.

Клининг-менеджер: необходимые знания и умения

Быть менеджером по клинингу – задача ответственная. На первый взгляд может создаться впечатление, что его работа просто состоит в контроле за качественной уборкой помещений. Однако это лишь малая часть его обязанностей. К примеру, клининг-менеджер не только обучает персонал основам правильной и тщательной уборке. Он решает, какие химические средства применять при уборке поверхности из натурального камня, ламината, паркета и т.д. В каких случаях применяемы кислотные средства, а в каких щелочные, и какие тряпки правильнее использовать? Как распределить персонал, чтобы ни один угол помещения не остался без уборки? Как поступить если внезапно закончилось мыло или поломался инвентарь? Все эти вопросы клиниг-менеджер должен решить быстро, компетентно и незаметно, – чтобы заминки не оказали негативного влияния на работу офиса или предприятия.

Обязанности клининг-менеджера

1. Набор персонала и его обучение.
2. Разработка и корректировка технологических карт клининга.
3. Распределение заданий и участков уборки между сотрудниками клининг-компании.
4. Специальные инструкции на случай, если предстоят какие-то особые виды работ.
5. Инспекция участков объекта, что обслуживается.
6. Оценка процесса работы уборщиков и ее результатов.
7. Наблюдение за отношением уборщиков к посетителям и клиентам, а также за тем, чтобы их поведение было профессиональным.
8. Контроль внешнего вида сотрудников.
9. Работа с отстающими работниками, дисциплинарные меры.
10. Решения о принятии на работу, о взаимозаменяемости, продвижении по службе и об увольнении.
11. Поддержание в коллективе позитивного психологического климата.
12. Контроль за соблюдением графика работ и техники безопасности.
13. Своевременное обеспечение оборудованием, инвентарем, моющими средствами.
14. Выдача ключей уборщикам и контроль их применения.
15. Отчет перед руководителями: расход материально-технических средств, график рабочего времени, качество работы.

Каким должен быть хороший клининг-менеджер

Профессионализм клининг-менеджера в любом случае влияет на качество обслуживания объекта. У хорошего сотрудника:

• минимальная текучесть персонала на объекте;
• современное материально-техническое обеспечение;
• уровень предоставленных услуг соответствует необходимому или его превосходит;
• услуги выполнены в рамках выделенного бюджета.

Хороший клининг-менеджер должен обладать организаторскими, лидерскими и даже в какой-то степени творческими качествами. Его должна отличать целеустремленность, активность, умение планировать, а также наблюдательность и устойчивость к разного рода форс-мажорным обстоятельствам и стрессовым ситуациям.

Менеджеры объектов – основа успеха клининговой компании

Статья впервые опубликована в журнале «Клининг» № 4 2009

Руководство фирмы работает над перспективами, имиджем, определяют правила игры для своей команды на рынке. Менеджеры по продажам заняты викториной «Что? Где? Когда? Сколько?», а в целом — раздают обещания клиентам.
Супервайзер — человек, который воплощает эти обещания в жизнь, согласно определенным для него правилам. Каким же должен быть этот джин, для того чтобы ваша служба уборки высоко несла «знамя отличного качества»?

Клининговый Суперменеджер

Клининг как отрасль берет свои корни в гостиничном бизнесе, а именно – в службе хозяйственного обеспечения (housekeeping).
В отелях супервайзер (англ. supervisor – инспектор, контролер) осуществляет оперативное управление горничными и хаузменами: планирует их рабочий день, обучает правилам поведения и техники безопасности, уборке номеров и общественных зон, аттестует для дальнейшей работы и контролирует её результат.
Супервайзер отеля имеет группу технической и организационной поддержки в лице инженеров, технологов, своего непосредственного руководителя. При чем непосредственно в родной гостинице.

У супервайзера объекта (объектов) ежедневного обслуживания в клининге такая поддержка есть тоже, но, как правило, отстраненная. Есть центральный офис, тех. база. Есть некий план-график посещения объектов с целью профилактики используемого оборудования, инспекционных проверок. Есть телефоны для связи с необходимыми подразделениями компании. Но в своей ежедневной работе супервайзер – «один в поле воин». Поэтому он и имеет более широкий круг обязанностей и полномочий, чем его коллеги в отелях. От эффективности работы этого управленческого звена во многом зависит репутация компании, текучесть кадров на курируемом объекте и удовлетворенность клиентов вашим сервисом.

Знать-уметь

Приведем перечень основных обязанностей супервайзера, характерный для клининговой компании:

1. Набор и обучение персонала
2. Инструктаж по технике безопасности
3. Разработка и совершенствование технологических карт уборки
4. Распределение участков уборки и заданий между уборщиками, выдача специальных инструкций для особых видов работ
5. Проведение ежедневных инспекций всех участков объекта обслуживания
6. Регулярная оценка работы уборщиков, анализ отношения работников к клиентам и посетителям, наблюдение за профессиональным поведением, внешним видом, ведение соответствующих записей об этом в «Журнале контроля качества»
7. Наставничество над отстающими сотрудниками, дисциплинарные меры
8. Принятие решений о взаимозаменяемости работников, продвижении их по служебной лестнице (старший смены – бригадир – супервайзер), увольнениях
9. Поддержание благоприятного психологического климата в коллективе
10. Контроль соблюдения плана обслуживания, графика выполнения работ, утвержденных стандартов, правил техники безопасности
11. Выявление удовлетворенности Заказчика обслуживанием, оперативное устранение причин, вызывающих снижение качества
12. Своевременное материально-техническое обеспечение персонала объекта: а) контроль рабочего состояния всего оборудования на объекте, оперативное обращение о необходимости ремонтных и профилактических работ; б) контроль потребления материалов и химических средств на объекте, ведение соответствующих отчетных записей; в) контроль состояния униформы, ведение накладных выдачи спецодежды и заявок на получение новой.
13. Обеспечение выдачи ключей на объекте и контроль их использования, согласно утвержденному порядку
14. Координация работы службы уборки с различными подразделениями Заказчика
15. Координация работы субподрядных организаций, привлекаемых для оказания специальных услуг на объекте обслуживания (самые распространенные: вывоз мусора, снега, дератизация, ландшафтный дизайн, промышленный альпинизм, аренда грязезащитных ковров, поставка питьевой воды)
16. Отчетность перед руководством (о расходе материально — технических средств, ведомости рабочего времени персонала объекта и субподрядных организаций-партнеров, «Инспекционные листы», «Листы качества»)

Супервайзер объединяет функции обучения, контроля и управления уборщиками. В случае необходимости, он должен заменить своих подчиненных. А это значит, что супервайзер сам безупречно владеет технологиями, методами и приемами уборки, используемыми на курируемом им объекте.
Идеальный супервайзер должен обладать лидерскими, организаторскими и даже творческими качествами, ему необходимо быть активным и целеустремленным. В его работе важны навыки планирования, комплексное мышление, умение работать в команде, наблюдательность, стрессоустойчивость.

Как понять, что он хороший?
Профессионализм супервайзера отражается в качестве обслуживания курируемого объекта, когда:

• уровень качества услуг соответствует «требуемому уровню качества» или превосходит его
• текучесть персонала на объекте минимальная
• материально-техническое оснащение своевременное и укладывается в выделенный бюджет.

Для мониторинга работы супервайзера и уровня обслуживания объекта, предложите Вашим Заказчикам мини-анкету («Лист качества») с оценкой наиболее важных показателей по 5-ти бальной шкале:

«Лист качества обслуживания объекта»

Должностная инструкция менеджера объекта

Должностная инструкция менеджера объекта

Менеджер объекта относится к категории руководителей среднего звена.

Главной задачей менеджера объекта является обеспечение и организация качественного выполнения работ на объекте.

Менеджер объекта непосредственно подчиняется Директору по клинингу.

Менеджер объекта назначается и освобождается от должности в порядке, установленном компанией, приказом Директора.

Менеджер объекта обязан:

1. Добросовестно и качественно выполнять работу:

– ежедневно планировать свою работу, подводить итоги;

– принимать решения со всей ответственностью, обдумывая и взвешивая все варианты, осознавая все возможные последствия;

– в случае возникновения нестандартных ситуаций четко просчитать план действий, с максимальной пользой для Компании;

– быть позитивно настроенным на непредвиденные ситуации, четко контролировать их;

– быть положительным примером для своих подчиненных.

2. Осуществлять руководство администраторами с целью достижения высокого уровня качества оказываемых услуг и поддержания стандартов чистоты на объекте:

– контролировать исполнение администраторами должностных обязанностей;

– планировать деятельность администраторов на день;

– ежедневно в начале смены проводить собрания с администраторами, ставя цели и задачи на день, давать четкую информацию администраторам о выполнении определенных работ;

– ежедневно в конце рабочего дня проводить согласование объема выполненных работ с администраторами, оценивать качество их работы, отмечать все замечания по работе администраторов и делать отметку о начислении премиального фонда за отработанный день;

– вносить предложения о поощрении лучших работников и наложении на работников взысканий в случаях невыполнения должностных инструкций, нарушения трудовой дисциплины и т. п.;

– принимать решения о начислении премиального фонда администраторам по итогам работы за месяц;

– контролировать принятие администраторами решений по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов (рабочая сила, моющие средства, оборудование и инвентарь);

– контролировать расстановку всего персонала и координацию его деятельности;

– решать организационно-технические, кадровые и социально-психологические проблемы в целях экономного и эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов;

– при необходимости рационально переставлять администраторов с рабочих мест и изменять дневной перечень работ;

– при необходимости заменять администраторов;

– при необходимости поручать администраторам выполнение дополнительных работ;

– отмечать все проблемы и трудности, возникающие в процессе работы, своевременно сообщать о них высшему руководству;

– принимать меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;

3. Проводить текущий контроль качества выполняемых работ:

– ежедневно проводить инспекцию объекта в текущем режиме на основании технологической документации, проверять качество работы всех сотрудников;

– контролировать заполнение документов, согласно формам Компании;

4. Проверять следование процедурам, правилам и инструкциям Компании:

– контролировать соблюдение всеми работниками трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

– контролировать соблюдение установленных правил и процедур;

– контролировать соблюдение всеми работниками должностных инструкций;

– контролировать соблюдение пропускного режима, установленного на объекте.

5. Контролировать эффективное использование имущества компании, согласно бюджету затрат:

– отслеживать наличие необходимого запаса моющих средств, оборудования и инвентаря на объекте, вести учет материалов на объекте;

– 1 раз в месяц не позднее 16 числа подавать заявку в офис на пополнение запаса моющих средств, расходных материалов и оборудования (в том числе запчасти и прочие необходимые материалы);

– выдавать администраторам с основного склада на текущий склад моющие средства и т. д. для работы;

– контролировать использование моющих средств и оборудования строго по назначению;

– контролировать своевременное обновление маркировки оборудования и инвентаря;

– контролировать соблюдение инструкции по использованию спецодежды (выдача, хранение, сдача при увольнении);

– оформлять обходной лист при увольнении работника с целью предотвращения присвоения имущества компании;

– расследовать все случаи потери, поломки и хищения имущества компании, выявлять виновных лиц, контролировать возмещение ими причиненного ущерба;

– в установленном порядке проводить промежуточные и контрольные инвентаризации с администраторами и ответственным лицом от офиса. Отчет сдается не позднее 05 числа месяца

– отслеживать и анализировать расход моющих средств и инвентаря в течение месяца, согласно бюджету затрат.

6. Вести определенный документооборот:

– проверять и делать отметки о проверке, замечаниях, отметки о начислении премиального;

– вести документы на каждого сотрудника (анкеты, карта учета спецодежды, личная карточка сотрудника, подтверждение добровольного согласия на досмотр.) Отслеживать своевременное оформление санитарных книжек. Отслеживать своевременные уходы в плановые отпуска (совместно с менеджером по персоналу). Контролировать наличие и предоставление больничных листов;

– до 1 числа следующего месяца подавать в отдел кадров: график, списки сотрудников у которых день рождения в следующем месяце, списки лучших сотрудников (с характеристикой) по итогам прошедшего месяца;

– ежедневно контролировать правильное и своевременное заполнение документов администраторами;

– ежедневно анализировать «Внешний журнал контроля качества», ставить роспись;

– не позднее 16 числа подавать в офис заявку на необходимые бланки на месяц;

– не позднее 16 числа подавать в офис заявку на моющие средства, инвентарь, расходные материалы на следующий месяц;

– не позднее третьего числа последующего за отчетным месяца сдавать авансовый отчет за денежные средства, выданные под отчет и подавать заявку на денежные средства на следующий месяц руководителю;

– заполнять прочие утвержденные формы и бланки отчетности;

– по поручению руководителя участвовать в разработке новых документов и в модернизации уже существующих.

7. Поддерживать двухсторонние взаимоотношения с администрацией объекта (высший уровень – заместитель директора, ветврач и т. д.):

– решать возникающие проблемы на месте, не допуская возникновения конфликтных ситуаций;

– учитывать все пожелания и замечания со стороны представителей заказчика (в разумных пределах);

– отмечать и передавать руководителю отдела все отзывы, предложения и замечания со стороны администрации объекта;

– если сделано замечание по качеству, выяснять причину и контролировать исправление его в кратчайшие сроки. Немедленно ставить в известность руководителя отдела;

– ежемесячно сводить все замечания из «Журнала контроля качества» и участвовать совместно с руководителем отдела в обсуждении этих замечаний с Заказчиком. Подписывать у Заказчика акты выполненных работ;

– поддерживать нормальные рабочие отношения с работниками Заказчика, не допускать конфликтов и недоговоренности. В затруднительных ситуациях обращаться к руководителю ежедневных уборок. Обо всех нюансах ставить в известность немедленно.

– Взаимоотношения с представителем Заказчика должны быть только рабочие.

8. Вносить предложения по рациональной организации работ, устранению недостатков в технологическом процессе, а также по др. вопросам, касающимся деятельности Компании на данном объекте:

– отмечать все недостатки, недоработки в организации, которые проявляются в процессе работы;

– принимать во внимание замечания работников по поводу неудобства в процессе осуществления уборки и др.;

– участвовать в периодических собраниях с руководством, проводимых в офисе или на объекте.

9. Работать с персоналом:

– проведение вводного инструктажа нового персонала по установленной процедуре;

– принятие решений о зачислении новых работников в штат постоянных сотрудников;

– при необходимости набор администраторов, их обучение, ознакомление с инструкциями и нормами компании;

– оказание помощи администраторам по логистике персонала (составление графиков, замены во время болезней, отпусков и т. д.);

– участие в процессе оценки деятельности всех сотрудников на объекте и в принятии решений по начислению премиального фонда;

– правильность оформления документов по зарплате, сданных на проверку администраторами. Подавать проверенные сведения в бухгалтерию (не позднее 3 числа месяца) в соответствии с утвержденной инструкцией;

– проводить на объекте собрания по зарплате и по другим вопросам;

– отслеживать наличие у персонала санитарных книжек, не допускать просрочки анализов;

– контролировать эффективное использование рабочей силы на объекте, согласно бюджету затрат;

– отмечать достижения персонала;

– поддерживать позитивный настрой персонала на объекте.

10. Ни при каких обстоятельствах не допускать провалов в качестве оказываемых услуг:

– какая бы ситуация не сложилась, задача менеджера объекта выйти из нее без снижения уровня качества работ. Для достижения этого результата менеджер обязан использовать все имеющиеся ресурсы, в том числе свое непосредственное участие в выполнении уборочных работ, а также внешние ресурсы компании (работников и оборудование с других объектов).

11. Работать с руководителем отдела:

– четко и вовремя выполнять все поручения руководителя;

– отчитываться перед руководителем о проделанной работе;

– по поручению руководителя отрабатывать новые технологии и новые моющие средства, докладывать результат;

– сообщать руководителю об основных действиях и проблемах на объекте, с работниками;

– Внимание! Обеспечивать руководителя отдела полной и своевременной информацией о ситуации на объекте (устно и письменно).

12. Быть готовым в случае производственной необходимости выходить сверх утвержденного графика (болезни администраторов, экстренные ситуации на объекте).

13. Выполнять другие поручения вышестоящего руководства, связанные с прямой деятельностью на объекте.

Менеджер объекта имеет право:

1. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.

2. Своевременно получать от ответственных работников необходимые для работы документы и средства труда, относящиеся к сфере его деятельности.

3. Пользоваться утвержденными директором инструкциями, приказами, распоряжениями, правилами и др. документами, регламентирующими его работу, а также работу уборщиков и Администратора.

4. Вносить предложения руководству по улучшению деятельности на объекте, участвовать в собраниях, касающихся деятельности предприятия на данном объекте.

5. Информировать руководство Компании об имеющихся недостатках в обслуживании объекта.

6. Вносить на рассмотрение руководителю ежедневных уборок предложения о назначении, перемещении и увольнении работников объекта, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.

Менеджер объекта несет персональную дисциплинарную и иную предусмотренную действующим законодательством ответственность:

1. За некачественное и несвоевременное выполнение задач и обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.

2. За несоблюдение сроков и качества выполнения работ.

3. За несоблюдение технологических карт, инструкций, приказов, распоряжений, правил и др. документов, регулирующих работу всех специалистов компании на объекте (оператора уборки, администратора, менеджера объекта).

4. За несоблюдение техники безопасности и противопожарной безопасности.

5. За порчу, утерю или небрежное отношение к хранению и использованию вверенных ему оборудования, инвентаря, моющих средств и спец. одежды.

6. За хищение имущества фирмы и имущества обслуживаемого объекта.

7. За грубое отношение (поведение) при обращении с персоналом и посетителями обслуживаемого объекта.

8. За неопрятный внешний вид, отсутствие форменной одежды и бейджа при выполнении своих обязанностей.

9. За выдачу конфиденциальной информации о фирме, клиентах, о проведении работ или сбор информации путем проникновения в компьютерную сеть обслуживаемого объекта и просмотра его документации, любой информации, полученной любым путем при проведении работ на объектах Заказчика.

10. За принимаемые им решения и за последствия этих решений.

11. За повреждение имущества Заказчика в процессе выполнения работ.

12. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

13. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Менеджер объекта должен знать:

– должностные инструкции специалистов работающих на объекте;

– документооборот, установленный для объекта;

– структуру управления организацией;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– устройство, назначение и правила эксплуатации применяемого оборудования и приспособлений;

– назначение и концентрацию дезинфицирующих и моющих средств и правила безопасного пользования ими;

– технологические карты по уборке помещений;

– технологию уборки помещений;

– порядок подготовки ответов на поступающие претензии со стороны Заказчика;

– систему оплаты труда, штрафные санкции;

– стандарты чистоты, политику Компании на объекте.

Внесение изменений и дополнений в должностную инструкцию осуществляется по представлению непосредственного начальника и утверждается руководителем предприятия.

Управление персоналом в клининговой компании, делегирование обязанностей

Вы должны научиться делегировать обязанности и управление персоналом в клининговой компании станет более слаженным. Вы работаете больше, чем когда-либо прежде? Каждый вечер вы возвращаетесь домой выжатым? Вам всё сложнее и сложнее выполнять работу и «нормально» заканчивать день дома?

Звучит знакомо? Старт бизнеса по уборке квартир сегодня это работа не для одного человека: это пятнадцать рабочих мест или даже больше. Если вы боретесь с распределением обязанностей, вам потребуются менеджер по маркетингу, бухгалтер, менеджер по оценке проекта, менеджер по продаже клининговых услуг, офис-менеджер, секретарь и многие другие. Иногда, работая руководителем клининга, вы решаете, что справитесь с управлением клининговой фирмой и обязанностями по уборке самостоятельно. Дело не в жадности, как правило, вы хотите самостоятельно нести ответственность за качество работы компании.

Опираясь на свой опыт, я согласен, что говорить другим о необходимости делегировать обязанности по уборке помещений легко. На самом деле, сделать это гораздо сложнее. Но если вы когда-нибудь уезжали из офиса на носилках, а потом в скорой до местной больнице, а через день врач говорил вам, что необходимо сократить уровень стресса, если вы не хотите вернуться сюда, вы согласитесь со мной в том, что самое время делегировать управление персоналом в клининговой компании.

Делегирование может, конечно, означать множество разных вещей для каждого, но в первую очередь это распределение задач и работа над тем, насколько квалифицирован ваш персонал в их выполнении. Это значит, что вы отдаете другим право выполнять задание и принимать решения, ожидая взаимно понятных результатов, поддерживая полную ответственность за выполнение задач или работы. Это также означает, что вы должны верить в других, чтобы позволить им делать работу за вас.

Итак, почему бы нам не делегировать процесс уборки? Ниже приведены четыре основополагающих причины, по которым мы, как владельцы клининговой компании, не готовы делегировать обязанности:

• Нет веры в сотрудников, которыми вы управляете: никто не может сделать эту работу так, как я»
• Боязнь неудачи: ваше собственное чувство незащищенности берет верх
• Желание сделать всё самостоятельно: это ваше эго
• Недооценка времени: «быстрее будет сделать самому»

Всё это мифы. Честно говоря, менеджеры и руководители, которые подобным образом возражают делегированию, действительно боятся потерять контроль. Имейте в виду, вы не теряете контроля над управлением фирмой оказывающей профессиональные услуги, задачей или работой только потому, что это делаете кто-то другой. Вы всегда остаетесь ответственным и последнее слово, равно как и результат, остаются за вами.

Итак, каковы преимущества для клининговой компании, если вы решите начать делегирование? Хотя это далеко не все преимущества, вот некоторые из них:

• Лучше используются ресурсы, в том числе время, так что вы сможете сосредоточить своё внимание на более крупных проблемах в своем бизнесе.
• Увеличение количества и качества решенных проблем — сотрудники станут активнее в своей работе, потому что теперь они участвуют в процессе становления компании.
• Нагрузки будут лучше сбалансированы и распределены, так что каждый сможет делать то, что делает лучше всего.
• Новые идеи, расширение кругозора на решение проблем по каждому проекту.
• Лучшие решения, принятые быстрее и ближе к месту реальной работы.
• Улучшение обслуживания клиентов, внутри и снаружи.

Теодор Рузвельт однажды сказал: «Лучшая исполнительная власть та, которой хватает ума набрать хороших людей, должны делать то, что она хочет делать, и имеющая сдержанность, чтобы не вмешиваться в их работу».

Так, в следующий раз, когда вы почувствуете переутомление, помните о силе делегирования обязанностей для вас и вашей клининговой компании.